come organizzare un’iniziativa culturale
La Scuola di dottorato Iuav sostiene la realizzazione di iniziative culturali, quali seminari, workshop, conferenze, convegni, promosse da docenti o dagli stessi dottorandi, organizzate all’interno del proprio ambito di appartenenza o trasversali ad essi.
Al fine di facilitare l’organizzazione dell’iniziativa e la
raccolta di informazioni necessarie ad espletare le dovute procedure
amministrative, vengono di seguito riassunti i punti fondamentali da prendere
in considerazione.
Per ogni eventuale richiesta di chiarimento o approfondimento, contattare la segreteria della Scuola di dottorato, eventualmente fissando un appuntamento in sede.
gestione alloggio relatori esterni
gestione rimborsi relatori esterni
pianificazione e costi
tempistica: almeno 2 mesi prima
Nella fase preliminare di un’iniziativa culturale è necessario il confronto con il proprio responsabile scientifico, fornendo una bozza di programma dove siano indicati:
> il tema
> date o periodo indicativo
> spazi da utilizzare e numero dei partecipanti
> previsione eventuale servizio catering
> nominativi relatori esterni, relativa provenienza (se Italia o estero) e contatti (mail e telefono)
> individuazione di un referente organizzativo
L’autorizzazione del responsabile scientifico di ambito dovrà indicare il budget complessivo messo a disposizione per l’iniziativa, nonché la suddivisione nelle diverse categorie di costo (relatori, catering, locandine, altre spese). Tutte le informazioni sopra elencate dovranno essere condivise con la segreteria al fine di verificare la copertura dei costi e segnalare eventuali problematiche, anche in corso d’opera.
spazi e servizi tecnici
tempistica: la prenotazione degli spazi dovrà avvenire per tempo, considerata la ricca attività culturale di ateneo e la presenza di attività didattiche, corsi, esami finali ed eventuali indisponibilità temporanee.
È possibile verificare la disponibilità
di aule e spazi, sulla piattaforma EasyRoom, piattaforma che consente la
prenotazione sia a Palazzo Badoer, che in altre sedi di ateneo. Nella
prenotazione scegliere l’attività dal menù a tendina ed inserire il
nominativo dell’organizzatore e il titolo dell’evento.
Per la segnaletica, totem, cartelli di vario genere va inviata una mail dettagliata al servizio comunicazione@iuav.it all'attenzione di Susanna Maistrello, mettendo in copia conoscenza la segreteria della Scuola di dottorato per opportuna informazione.
È anche possibile organizzare un evento online in modalità diretta streaming con pubblico solo spettatore o in videoconferenza dinamica con l’intervento di relatori da remoto.
Nella seconda ipotesi, per creare il codice Teams da inserire in locandina e da comunicare a tutti gli interessati, seguire le seguenti istruzioni.
Il servizio Colser fornisce assistenza tecnica sulla strumentazione necessaria all’iniziativa, scrivendo con almeno 3 giorni lavorativi di anticipo all’indirizzo della segreteria dottorati@iuav.it
Per connessione internet stabile, chiedere preventivamente in portineria o alla segreteria le aule più idonee.
In Aula Tafuri è possibile richiedere il servizio diretta streaming, prenotando la richiesta con almeno 3 giorni lavorativi prima. Per attivare, invece, anche la registrazione video dell’evento è necessario raccogliere le liberatorie firmate dai relatori e prenotare la richiesta con almeno 1 settimana lavorativa di anticipo e consegnare le liberatorie firmate al servizio archivio di ateneo e flussi documentali (Protocollo) prima dell’inizio dell’evento.
Per la modulistica, altre informazioni su assistenza tecnica durante l’evento, consegna e archiviazione della registrazione video e consultare la pagina dedicata.
servizio catering
tempistica: almeno 15 giorni lavorativi prima.
Per prevedere un catering per la pausa caffè o pausa pranzo all’interno dell’iniziativa, è necessario presentare alla segreteria 2 preventivi di fornitori diversi, comparabili per prodotto e servizio offerti. Accertarsi preventivamente che il fornitore emetta fattura elettronica.
Parallelamente è necessario contattare il servizio gestione spazi per la concessione degli spazi. È sempre utile un confronto con la segreteria per valutare la soluzione più idonea.
Le spese relative a rinfreschi e colazioni di lavoro devono essere strettamente funzionali all’evento e congrue rispetto al numero dei partecipanti, secondo quanto disposto dal Regolamento di ateneo per la disciplina delle spese di rappresentanza, di ospitalità e per l’organizzazione di manifestazioni e convegni. Non saranno autorizzate spese per iniziative culturali con solo partecipanti interni a Iuav.
Per l’apertura del ticket a servizio acquisti (in carico alla segreteria), può essere richiesta la compilazione di un “modello catering” da parte del referente organizzativo. Il documento dovrà essere firmato dal responsabile dei fondi di ambito su cui gravano le spese.
L’indicazione per l’imputazione dei costi è: UA.01.02.04.01, UO 2740, CA.3.10.10.05
locandine
tempistica: almeno 10 giorni lavorativi prima.
Per locandine e manifesti, realizzati secondo la grafica istituzionale, è necessario raccogliere tutte le informazioni richieste dal modello online del Servizio comunicazione (vedi richieste di locandine e manifesti). È opportuno condividere preventivamente tali informazioni con la segreteria, per verificare la correttezza di contenuto e grafica (es. presenza loghi ministeriali o europei).
La produzione e diffusione del materiale comporta un costo legato al consumo di carta e di attrezzature ed è invece gratuito nel caso di sola realizzazione digitale in formato pdf. La scelta della tipologia (solo digitale, pacchetto base, eventuali extra) comporterà pertanto costi differenti, consultabili alla voce “costi di stampa” (vedi fondo pagina).
Con la compilazione del modello di richiesta (da parte del referente o della segreteria), si otterrà una bozza della locandina in formato pdf al fine dell’approvazione definitiva. Prima di procedere alla stampa, la segreteria si occuperà di compilare il modulo online di autorizzazione all’addebito dei costi, secondo quanto concordato.
Il materiale verrà distribuito alle sedi Iuav con invio diretto alle portinerie attraverso la posta interna.
gestione alloggio relatori esterni
tempistica: almeno 3-5 giorni lavorativi prima
Il referente organizzativo dovrà fornire alla segreteria le informazioni
sull’eventuale alloggio dei relatori esterni, relativamente al numero di
notti, alle date di check-in e check-out e ad eventuali esigenze particolari
dell’ospite. La segreteria provvederà a prenotare l’alloggio tra le
soluzioni comunemente adottate e nel rispetto dei massimali previsti. Si prega
di informare tempestivamente in caso di disdetta.
Nel rispetto del budget dell’iniziativa, si consiglia di contattare preventivamente la segreteria per ottenere un’indicazione sui costi di alloggio, che possono variare sensibilmente tra alta e bassa stagione.
gestione rimborsi relatori esterni
È possibile remunerare la partecipazione di relatori a seminari, workshop, conferenze organizzati nell’ambito dei progetti di ricerca finanziati, tramite semplice rimborso spese o con gettoni seminariali che saranno rendicontati come costi di consulenza esterna.
1. rimborso spese
è la modalità di gestione più frequente e consigliata.
Al relatore esterno verranno rimborsate le
spese di viaggio e alloggio secondo i seguenti massimali:
– aereo: classe economica
– treno: 1° classe o equivalente
– pasti: per missioni inferiori a 8 ore = 40,00 euro; per missioni superiori a 8 ore = 80,00 euro (importo max giornaliero)
In ogni caso deve sempre prevalere il principio di economicità e di maggiore convenienza per l'ateneo, anche in forma conservativa rispetto ai massimali di cui sopra. Per maggiori info consultare il Regolamento delle missioni, delle trasferte e relativo rimborso spese.
ATTENZIONE! Informare preventivamente il relatore esterno che l’utilizzo del taxi è ristretto a particolari casistiche. Oltre alla ricevuta, dovrà essere compilato anche il seguente modello di rimborso.
2. gettone di presenza
il massimale di Ateneo prevede un limite di 500 euro lordi a persona per evento.
Il gettone di presenza non esclude un eventuale rimborso spese per viaggio, vitto e alloggio.
Segnaliamo la criticità della gestione per il relatore italiano o straniero residente all’estero: al gettone viene applicata una trattenuta fiscale del 30%, a meno che non venga fornita apposita documentazione fiscale del paese di residenza (modello D di cui sotto o simile). Se viene aggiunto anche un rimborso spese, per i residenti all’estero anche a quest’ultimo viene applicata la stessa trattenuta fiscale di cui sopra.
DOCUMENTAZIONE: la modulistica è presente in calce alla pagina “gettoni e rimborsi spese”.
Per il rimborso spese sarà necessario
presentare la seguente documentazione:
– modulo di invito relatore, con firma del responsabile scientifico
di ambito
– per relatori italiani: autocertificazione
– per relatori stranieri: form for personal information
– documento di riconoscimento (carta d’identità o passaporto)
– locandina dell’iniziativa (per attestare la presenza dell’ospite)
– giustificativi di spesa (se cartacei, presentati in originale)
Per il gettone di presenza è necessario aggiungere anche:
- per relatori italiani: modello franchigia
– per relatori stranieri: modello D o altra certificazione (es. certificazione W9 per Stati Uniti)
– abstract dell’intervento (breve descrizione del tema trattato)