budget 10% per attività di ricerca
A tutti i dottorandi con borsa e senza borsa è assicurato un budget per l'attività di ricerca in Italia e all'estero di importo pari al 10% dell'importo annuale di una borsa di studio, che dal 1° luglio 2022 corrisponde ad un importo di euro 1.624,30 per ciascun anno. Gli eventuali residui possono essere riportati negli anni successivi.
Il budget può essere utilizzato per esigenze congrue con le finalità del corso di dottorato, nel rispetto di quanto previsto dalla normativa in materia di dottorato, nonché dalle norme di contabilità pubblica e dai regolamenti di ateneo, tra i quali quello per missioni, trasferte e relativo rimborso spese.
La richiesta di utilizzo del budget dovrà essere autorizzata dal responsabile scientifico dell’ambito di ricerca e in alcuni casi approvata dal direttore della scuola di dottorato e/o dal dirigente dell’area ricerca, sistema bibliotecario e documentale per la verifica di legittimità e di regolarità amministrativa e contabile.
La procedura standard avviene tramite la piattaforma missioni per trasferte in Italia e all’estero, quote di iscrizione a convegni, quote d'iscrizione a corsi in una o più giornate consecutive. Negli altri casi è prevista una procedura non automatizzata, con modulistica da richiedere alla segreteria.
spese ammissibili
caricamento giustificativi e
chiusura missione
quote di iscrizione a convegni
acquisto materiali da archivi
pubblici e privati
trasferte
La richiesta di trasferta deve essere prodotta mediante procedura informatizzata con inserimento a sistema almeno 7 giorni lavorativi prima della partenza oppure, in caso di richiesta di anticipo, 10 giorni lavorativi prima della partenza.
Nella richiesta è necessario scegliere in Tipo Richiesta “FONDI DI PROGETTO” e per responsabile progetto “ROSSI CLAUDIA” (responsabile segreteria Scuola di dottorato) affinché la notifica della missione giunga a corretta destinazione. Solo in caso di utilizzo di altri fondi è necessario indicare il nominativo del responsabile finanziario del progetto su cui graveranno le spese (es. fondi di funzionamento di ambito, alcune borse afferenti al Dipartimento di Eccellenza).
In MOTIVAZIONE aggiungere una breve descrizione circa l’oggetto della missione, specificando le ragioni inerenti alla propria ricerca ed includendo la visita ad eventuali musei o altri enti che prevedono un biglietto di ingresso. Eventualmente usare il campo NOTE a fianco per ulteriori specificazioni.
Nella sezione SPESE A PREVENTIVO, dettagliare le diverse voci di viaggio, vitto e alloggio. L’importo complessivo non può superare la disponibilità del proprio budget 10% o di altre fonti di finanziamento. È possibile specificare nel campo note di ogni singola voce per ogni ulteriore specificazione.
L’ANTICIPO delle spese è concesso per missioni e trasferte superiori alle 24 ore e per una spesa non inferiore a €100,00 selezionando la voce “Richiesta anticipo” presente in calce alla sezione “Spese a preventivo”.
L’anticipazione è quantificata nella misura del 75% delle preventivate spese di alloggio e del 100% del presumibile importo delle spese di viaggio ed iscrizione a convegni. Nella richiesta di anticipo dovrà essere indicata la presumibile spesa da sostenere, ed essere allegata ogni idonea documentazione, quali: inviti, schede di iscrizione, preventivi, prenotazioni relativi al pernottamento ed alle spese di viaggio.
Per eventuali modifiche, e preferibilmente finché non è stata data alcuna autorizzazione, è possibile "RIPORTARE IN BOZZA" la missione cliccando sul tasto a destra (icona con freccia rossa). Tale funzione è disponibile nelle richieste in stato 'In approvazione', o 'Autorizzate ma non contabilizzate.
Per il manuale U-web e maggiori informazioni consulta la pagina delle istruzioni del servizio Gestione economica del personale.
viaggio
Per il rimborso è necessario presentare il biglietto cartaceo in originale o elettronico riportante il prezzo sostenuto e, in caso di trasporto aereo, le carte d’imbarco in originale o risultanti da registrazione telematica (web check in). Massimale di spesa per aereo “classe economica”, per treno “seconda classe”.
Sono rimborsabili i biglietti di viaggio da Venezia, quale sede del corso di dottorato, alla città di destinazione e relativo rientro. Partenze da sedi diverse possono essere ammesse solo se più vicine al luogo della trasferta e comunque quando è economicamente più conveniente per l’università (eventuali differenze di costo saranno a carico del dottorando). In questo secondo caso è necessario allegare il preventivo del biglietto con partenza da Venezia e un secondo con partenza da sede diversa.
L’impiego dei mezzi straordinari, cioè taxi, mezzi noleggiati o auto propria, per raggiungere la località di svolgimento della trasferta, è sempre subordinato alla preventiva autorizzazione e alla sussistenza di almeno una delle condizioni, esplicitamente dichiarate e circostanziate, di cui all’art. 9 co. 4 - Tipologia spese rimborsabili / Parte 1 - Spese di viaggio. Per l’uso del mezzo proprio compete un rimborso chilometrico pari ad un quinto della media mensile del prezzo di un litro di benzina verde e l’eventuale pedaggio autostradale. Si rimborsa la spesa per il pedaggio autostradale previa presentazione del relativo documento giustificativo.
Per richiesta di utilizzo mezzo proprio, scarica la richiesta di autorizzazione (da allegare al momento del caricamento della missione).
Per richiesta di utilizzo mezzo taxi, scarica la richiesta di rimborso (da allegare con i giustificativi)
vitto
È rimborsabile la documentazione in originale,
priva di alterazioni. Nel caso di unica ricevuta per più soggetti, deve essere
specificata la quota di cui si chiede il rimborso; in assenza l’importo
totale è diviso tra il numero di persone. Dalla documentazione si deve evincere
che l’esercizio è abilitato al servizio di ristorazione o comunque alla
vendita di generi alimentari.
Massimale di spesa rimborsabile: euro 40 per missioni tra 4 e 8 ore; euro 80
(giornaliero) per missioni superiori a 8 ore
alloggio
Le spese di alloggio sono rimborsate previa presentazione in originale di fattura/ricevuta fiscale per il pernottamento in Italia e di documentazione equivalente nel caso di pernottamento all’estero. In caso di presentazione di ricevuta unica per più persone si provvederà al rimborso per la sola quota spettante.
Massimale di spesa: categoria 3 stelle.
È ammesso il rimborso per categorie alberghiere e per classi di trasporto superiori qualora l’interessato documenti la convenienza economica per l’ateneo.
caricamento giustificativi e chiusura missione
Le spese sostenute e relativi allegati dovranno essere inserite nella richiesta
di rimborso tramite piattaforma U-Web missioni, cliccando prima sul tasto
"missione effettuata" e poi sul tasto "compila rimborso".
Si precisa che per giustificativi di spesa si intendono le prove di pagamento
quali boarding pass, scontrini, ricevute, fatture ecc., mentre non è
sufficiente il solo riscontro di pagamento (ricevuta della carta di credito/debito
o bancomat).
Per lo svolgimento delle trasferte è consentito anche il rimborso delle spese per eventuali visti consolari e/o vaccinazioni obbligatorie.
Per giustificativi in formato cartaceo non è più necessaria la consegna
materiale dei documenti giustificativi delle spese che dovranno però essere conservati dalla persona fino all’avvenuto rimborso delle spese di missione.
La richiesta di rimborso della spesa e inserimento della documentazione nella
piattaforma Web dovrà avvenire entro 30 giorni dalla conclusione della missione.
Tutti gli allegati dovranno essere caricati in
uno dei seguenti formati: PDF/A, JPG, JPEG, PNG, TIFF. Per convertire i file PDF
si può utilizzare il programma online: i love pdf
oppure pdf online.
Una volta conclusa la fase di rendicontazione sarà possibile vedere il dettaglio del rimborso accedendo alla pagina della missione, alla sezione "Spese rimborsate".
trasferte non effettuate
In caso di trasferte non effettuate per gravi e documentati motivi, l'interessato deve tempestivamente porre in essere tutte le azioni necessarie per ottenere il rimborso delle spese. Nella misura in cui il rimborso non sia possibile o sia di importo inferiore alla spesa effettivamente sostenuta si ha diritto al rimborso da parte dell'ateneo per le spese documentate e per eventuali penali.
quote di iscrizione a convegni
Dopo aver acquisito l’autorizzazione del responsabile scientifico di ambito, la richiesta di utilizzo del budget per l’iscrizione ad un convegno va presentata con le medesime modalità suindicate per le trasferte anche se il convegno/conferenza si svolge in modalità telematica e non è quindi prevista l’effettiva trasferta.
Per ottenere il rimborso è necessario caricare l’attestato o la ricevuta di partecipazione (anche via mail) del convegno/conferenza. Nel caso di partecipazione in qualità di relatore, allegare la locandina e l’eventuale badge/pass di accesso.
quote d'iscrizione a corsi
Per questa tipologia di spesa, la modalità di richiesta può variare sulla base della cadenza del corso (se su giorni consecutivi o se cadenzati settimanalmente):
> se il corso si svolge in una o più giornate consecutive, il corso può essere parificato ad un convegno e l'interessato/a può utilizzare la piattaforma missioni producendo una ricevuta di pagamento a lui/lei stesso/a intestata
> se il corso invece prevede una strutturazione temporale prevista su più settimane, con giornate non consecutive, va considerato un corso a tutti gli effetti. Va inviata quindi richiesta di ticket al servizio acquisti. All’apertura del ticket, a cui vanno allegati sempre due preventivi di spesa, provvede la segreteria su richiesta del dottorando/a e acquisita l’autorizzazione del responsabile scientifico di ambito.
Per ottenere il rimborso è necessario caricare l’attestato di partecipazione o superamento del corso, oltre alle ricevute di pagamento effettuate.
acquisto di materiale da archivi pubblici e
privati
Il dottorando che ha bisogno di acquistare
materiali (riproduzioni, immagini, fotografie) presso enti/archivi pubblici,
informando preliminarmente la segreteria, dovrà procedere all’acquisto in
autonomia facendo particolare attenzione che il pagamento sia fatto con carta
di credito o bonifico a proprio nome e che la fattura venga a lui intestata, riportando
per esteso nome e cognome del dottorando.
Successivamente dovrà presentare via mail tutta la documentazione (ordine, nota
di pagamento e fattura) alla segreteria, che provvederà a richiedere il
rimborso all’ufficio servizio contabilità.
Se l’acquisto interessa un ente/fondazione privata invece l’ateneo dovrà procedere all’acquisto del materiale per conto del dottorando richiedente. In questo caso è opportuno contattare con un buon anticipo la segreteria, che provvederà ad aprire un ticket presso la centrale acquisti.
acquisto di software; acquisizione di servizi
(es. traduzione e revisione); materiali di consumo; costi riproduzioni e
fotocopie (ad eccezione delle stampe della tesi); pubblicazioni
Per tutte queste tipologie di spesa, una volta acquisita l’autorizzazione del responsabile scientifico di ambito, la richiesta deve essere presentata attraverso una email a dottorati@iuav.it a cui vanno allegati sempre due preventivi di spesa. La segreteria della scuola di dottorato provvederà all’apertura di un ticket presso il servizio acquisti per procedere all’acquisizione del materiale/servizio richiesto.
È prevista deroga alla presentazione di due preventivi di spesa in caso il bene/servizio sia infungibile (non sostituibile con un altro).
La fattura dovrà essere intestata allo studente.
Per l’acquisizione di servizi è necessario informare la segreteria sull’adeguatezza della prestazione ricevuta, in modo da autorizzare il pagamento.
Non è in ogni caso possibile acquistare beni/attrezzature per uso personale (ad esempio cellulari, tablet, ecc.), libri e/o riviste, materiali di cancelleria.
Per ulteriori informazioni è possibile consultare il regolamento di ateneo per l’approvvigionamento mediante procedure sotto soglia di beni e servizi.