Istruzioni per la compilazione nella piattaforma U-Web missioni
(dal marzo 2023)

 

Prima di effettuare la missione/trasferta, almeno 7 giorni lavorativi prima della partenza, l’interessato dovrà inserire la richiesta di autorizzazione nella piattaforma informatica U-Web missioni.

 

La richiesta verrà autorizzata dal direttore di Dipartimento o suo delegato (per il personale docente, ricercatore, titolari di borse di studio e di assegni di ricerca), dal direttore della Scuola di Dottorato o suo delegato (per i dottorandi), dal dirigente dell’area di afferenza (per il personale tecnico amministrativo e per i collaboratori esterni), dal direttore denerale (per i dirigenti).

La richiesta dovrà essere validata dal responsabile dei fondi sui quali sarà imputata la spesa della missione/trasferta.

Si ricorda che il richiedente deve indicare solo il nominativo del responsabile dei fondi. Nell’ambito dei fondi da utilizzare, sia per facilitare il lavoro del responsabile dei fondi nella scelta del progetto, ma soprattutto nel caso vi siano due o più progetti a copertura della spesa, si prega di indicare nelle note il nome o acronimo del o dei progetti a copertura della spesa. In tal modo la contabilità potrà suddividere gli importi tra i progetti.

Nel caso in cui il richiedente coincida con il docente assegnatario dei suddetti fondi, questi dovrà compilare entrambi i campi sia in qualità di richiedente che di responsabile dei fondi.

 

L’eventuale richiesta di utilizzare mezzi di trasporto straordinari (auto propria, mezzi noleggiati, taxi) potrà essere anch’essa autorizzata a sistema dal Direttore di struttura.

attenzione: per quanto riguarda l’utilizzo dei mezzi straordinari vale la distinzione:

– per andare in missione serve l’autorizzazione preventiva a sistema

– per muoversi nella località in cui si svolge la missione oppure per andare e tornare da porti e aeroporti è sufficiente una autocertificazione a consuntivo

 

 

L’anticipazione delle spese è concessa su richiesta dell’interessato. La richiesta di anticipazione delle spese deve essere presentata almeno 10 giorni lavorativi prima della data di partenza e contestualmente alla richiesta di missione; in tal caso anche la missione va richiesta 10 giorni lavorativi prima della data di partenza.   L’anticipazione delle spese è ammessa per il personale con rapporto di lavoro subordinato e per i soggetti di cui all’art 2 comma 2 del regolamento per i quali è prevista una remunerazione dell’attività che consenta l’eventuale recupero delle somme anticipate. L’anticipazione è concessa per missioni/trasferte superiori alle 24 ore e per una spesa non inferiore a € 100,00.   L’anticipazione è quantificata: a) per le missioni/trasferte in Italia e all’estero con rimborso analitico nella misura del 75% delle preventivate spese di alloggio e del 100% del presumibile importo delle spese di viaggio ed iscrizione a convegni; b) per le missioni/trasferte all’estero nel caso di opzione per il trattamento alternativo, nella misura del 90% della somma indicata nella tabella 3 e del 100% del presumibile importo delle spese di viaggio.   Nella richiesta di anticipo dovrà essere indicata la presumibile spesa da sostenere, determinata in base a quanto previsto dall’articolo 13 del “Regolamento delle missioni, delle trasferte e relativo rimborso spese”. A tal fine dovrà essere allegata ogni idonea documentazione, quali: inviti, schede di iscrizione, preventivi, prenotazioni relativi al pernottamento ed alle spese di viaggio.

 

La richiesta di rimborso delle spese sostenute per il trasporto, vitto e alloggio dovrà essere compilata entro 30 giorni dalla conclusione della missione, in ogni sua parte, unitamente alle pezze giustificative delle suddette spese (biglietti aerei+carte d’imbarco, biglietti ferroviari, fatture/ricevute fiscali o scontrini “parlanti”).

Si precisa inoltre, che non verranno accettati eventuali scontrini relativi alle transazioni bancarie per spese sostenute di vario genere.

 

Si segnala che la documentazione originale delle spese sostenute dovrà essere conservata e potrà essere soggetta ad opportune verifiche a seconda delle seguenti casistiche:

1. nel caso di missioni per le quali non è prevista alcuna rendicontazione e non siano state effettuate in Paesi stranieri appartenenti alla black list, non è necessaria la consegna

materiale dei documenti giustificativi delle spese che dovranno però essere conservati dalla persona fino all’avvenuto rimborso delle spese di missione.

2. nel caso di missioni effettuate con finanziamenti per i quali sono previste rendicontazioni, i documenti originali cartacei giustificativi delle spese andranno comunque consegnati al servizio gestione economica del personale ai fini della loro presentazione agli Enti finanziatori per i controlli e gli audit di rito. Tali documenti dovranno essere fatti pervenire in una busta chiusa con indicazione della missione e del progetto ad essa relativo.

Il rimborso verrà liquidato solo dopo il ricevimento degli originali cartacei.

3. nel caso di missioni effettuate in Paesi stranieri appartenenti alla black list i documenti originali cartacei dovranno essere consegnati al servizio gestione economica del personale, per permettere di eseguire la procedura di autenticazione da parte del pubblico ufficiale di ateneo.

Infine, si ricorda che ai sensi del comma 9 dell’art. 6 del regolamento sarà eseguita periodicamente una verifica a campione dei documenti giustificativi delle spese.

 

 

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informazioni

Erika Pastrello 041 257 1797

Alice Urban 041 257 1360

contabilita.missioni@iuav.it