Almeno 7 giorni lavorativi prima della partenza per la missione, è necessario inserire la richiesta di autorizzazione nella piattaforma informatica U-Web missioni (collegamento in fondo a questa pagina).

La richiesta sarà autorizzata dal direttore di Dipartimento o delegata/o (per il personale docente, ricercatore, titolari di borse di studio e di assegni di ricerca), dal direttore della Scuola di Dottorato o delegata/o (per i dottorande/i), dal dirigente d'area (per il personale tecnico amministrativo e collaboratrici e collaboratori esterni), dal direttore generale (per le/i dirigenti).
Nella richiesta deve essere indicato il nome della persona responsabile dei fondi sui quali sarà imputata la spesa della missione/trasferta e che dovrà validarla.

Vi preghiamo di indicare sempre nelle note il nome o acronimo del o dei progetti a copertura della spesa, sia per facilitare il lavoro del responsabile dei fondi nella scelta del progetto, sia nel caso vi siano due o più progetti a copertura della spesa, in modo che la contabilità possa suddividere gli importi tra i progetti.
Se la persona che fa richiesta è anche la persona assegnataria dei fondi, dovrà compilare entrambi i campi in qualità sia di richiedente che di responsabile.

L’eventuale richiesta di utilizzare mezzi di trasporto straordinari (auto propria, mezzi noleggiati, taxi) potrà essere ugualmente autorizzata a sistema dal Direttore di struttura.

Attenzione: per quanto riguarda l’utilizzo dei mezzi straordinari vale la distinzione:

• per andare in missione serve l’autorizzazione preventiva a sistema;
• per muoversi nella località in cui si svolge la missione oppure per andare e tornare da porti e aeroporti è sufficiente una autocertificazione a consuntivo.

L’anticipazione delle spese è concessa su richiesta della persona interessata.
La richiesta di anticipazione delle spese deve essere presentata contestualmente alla richiesta di missione almeno 10 giorni lavorativi prima della data di partenza.

L’anticipazione delle spese è ammessa per il personale con rapporto di lavoro subordinato e per i soggetti di cui all’art 2 comma 2 del regolamento per i quali è prevista una remunerazione dell’attività che consenta l’eventuale recupero delle somme anticipate.
L’anticipazione è concessa per missioni/trasferte superiori alle 24 ore e per una spesa non inferiore a 100,00 euro.

L’anticipazione è quantificata:

• per le missioni/trasferte in Italia e all’estero con rimborso analitico nella misura del 75% delle spese di alloggio preventivate e del 100% del presumibile importo delle spese di viaggio e di iscrizione a convegni;
• per le missioni/trasferte all’estero nel caso di opzione per il trattamento alternativo, nella misura del 90% della somma indicata nella tabella 3 e del 100% del presumibile importo delle spese di viaggio.

Nella richiesta di anticipo dovrà essere indicata la presumibile spesa da sostenere, determinata in base a quanto previsto dall’articolo 13 del “Regolamento delle missioni, delle trasferte e relativo rimborso spese”. Dovrà essere allegata ogni documentazione relativa alle spese sostenute: inviti, schede di iscrizione, preventivi, prenotazioni relative al pernottamento e alle spese di viaggio.

La richiesta di rimborso delle spese sostenute per il trasporto, vitto e alloggio dovrà essere compilata entro 30 giorni dalla conclusione della missione, insieme ai giustificativi delle spese (biglietti aerei+carte d’imbarco, biglietti ferroviari, fatture/ricevute fiscali o scontrini “parlanti”).

Non sono accettati eventuali scontrini relativi a transazioni bancarie per spese di vario genere.

La documentazione originale delle spese sostenute dovrà essere conservata e potrà essere soggetta a verifiche nei seguenti casi:

1. nel caso di missioni per le quali non è prevista alcuna rendicontazione e non siano state effettuate in Paesi stranieri appartenenti alla black list, non è necessaria la consegna materiale dei documenti giustificativi delle spese che devono però essere conservati fino all’avvenuto rimborso delle spese di missione;
2. nel caso di missioni effettuate con finanziamenti per i quali sono previste rendicontazioni, i documenti originali cartacei giustificativi delle spese vanno comunque consegnati al servizio gestione economica del personale per essere inoltrati agli enti finanziatori per i controlli e gli audit di rito. I documenti dovranno essere fatti pervenire in busta chiusa con l'indicazione della missione e del relativo progetto. Il rimborso sarà liquidato solo dopo la ricezione degli originali cartacei;
3. nel caso di missioni effettuate in Paesi stranieri appartenenti alla black list i documenti originali cartacei devono essere consegnati al servizio gestione economica del personale, per permettere di eseguire la procedura di autenticazione 

Si informa che la legge di Bilancio 2025 ha introdotto un'importante modifica riguardante le:

• spese di missione del personale
• spese di ospitalità
• spese di rappresentanza.

A decorrere dal 1° gennaio 2025 le tipologie di spese sostenute in Italia, relative a:

• alloggio
• vitto
• viaggio e trasporto, effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea, tipicamente taxi e auto a noleggio (restano quindi esclusi da tale modifica i mezzi pubblici di linea); saranno ammesse al rimborso solo se il pagamento avverrà con strumenti tracciabili. Questo sia nel caso vengano rimborsate al proprio personale per le missioni effettuate, sia nel caso vengano rimborsate ai lavoratori autonomi esterni sostenute come ospiti.

I pagamenti considerati tracciabili sono:

• bancomat o carte di debito
• carte di credito o carte prepagate
• bonifici bancari o postali
• assegni bancari e assegni circolari
• applicazioni di pagamento via smartphone collegate a un conto corrente
• MAV

Pertanto, contestualmente alla consegna delle tradizionali ricevute di pagamento, ogni beneficiario (sia nel caso di missioni, sia nel caso di ospiti che abbiamo acquistato i servizi per poi essere rimborsati) dovrà consegnare anche la ricevuta di pagamento del bancomat, della carta di credito, oppure le ricevute dei bonifici scaricati da internet.

Infine, ricordiamo che ai sensi del comma 9 dell’art. 6 del regolamento sarà eseguita periodicamente una verifica a campione dei documenti giustificativi delle spese.

Il rimborso della missione sarà fatto tramite bonifico bancario.

Per eventuali informazioni vi invitiamo a rivolgervi al Servizio gestione economica del personale, che ha sede in Campo della Lana – Santa Croce, 601 (secondo piano) dal lunedì al venerdì dalle ore 9.30 alle ore 12.30.
Al di fuori di questi orari l'ufficio riceve per appuntamento.