Tutte le missioni rendicontate devono essere attinenti al progetto e ben documentate.
Le missioni devono essere autorizzate preventivamente dal responsabile scientifico di progetto e, per il personale docente e ricercatore e per chi è titolare di un assegno o di una borsa di ricerca, dal direttore di dipartimento.

Le richieste di autorizzazione e di rimborso spese sono effettuate tramite la piattaforma missioni U-Web.

Il personale che si reca in missione su un progetto è generalmente quello indicato nel gruppo di lavoro. La partecipazione a missioni su progetto di personale in servizio presso l’ateneo ma non incluso nel gruppo di lavoro richiede verifica sull’ammissibilità, effettuata con il supporto del Servizio ricerca.  

Per ottenere il rimborso delle spese di missione, è indispensabile allegare i documenti di prova del collegamento della missione al progetto: la convocazione della riunione e/o l’agenda dei lavori, i fogli firme di presenza e/o i verbali dei lavori quando disponibili.  Nei casi di incontri tecnici tra partner è vivamente consigliato tenere o far tenere traccia dei lavori svolti.