Disciplinati dalla legge di contabilità dello stato (r.d. 2440/1923
e dal relativo regolamento attuativo (r.d. 827/1924)

L'ordinamento amministrativo ha, negli anni più recenti, dato un considerevole impulso ai contratti della Pubblica amministrazione e, in generale, ha valorizzato lo strumento contrattuale quale valida alternativa allo strumento provvedimentale per la realizzazione dei fini pubblici.
Al riguardo si ricorda che l’art. 1-bis della legge 241/1990 espressamente prevede che “la pubblica amministrazione, nell'adozione di atti di natura non autoritativa, agisce secondo le norme di diritto privato salvo che la legge disponga diversamente”.
Si predilige in sostanza lo strumento privatistico.
È tuttavia necessario sottolineare che la P.A., nel portare a compimento la sua volontà negoziale, è chiamata pur sempre a servirsi di procedimenti di “evidenza pubblica”  finalizzati ad rendere trasparente l’iter motivazionale del provvedimento assunto in concreto dall’amministrazione.

Il procedimento di evidenza pubblica deve essere adottato sia per i contratti passivi che per i contratti attivi. Infatti, l’art. 3 della legge 2440/1923, a garanzia del maggior vantaggio per l’amministrazione e degli stessi diritti di accesso dei privati alle commesse e ai beni pubblici, assoggetta anche i contratti dai quali derivino entrate alle regole della selezione.
Ciò premesso, mentre i contratti passivi, produttivi di una spesa per l’amministrazione, sono disciplinati dal D.lgs 163/2006 “codice degli appalti pubblici”, i contratti attivi, produttivi di un’entrata per l’amministrazione, sono disciplinati principalmente dalla legge di contabilità dello Stato (R.D. 2440/1923) e dal relativo regolamento attuativo (R.D. 827/1924).
Scopo di questo lavoro è fornire una guida alla stipula dei contratti attivi da parte di questo Ateneo ai sensi del Regio Decreto 18 novembre 1923, n. 2440: “Nuove disposizioni sull’amministrazione del patrimonio e sulla contabilità generale dello Stato” e del Regio Decreto 23 maggio 1924 n.827 “Regolamento per l’amministrazione del patrimonio e per la contabilità generale dello Stato”.

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In linea generale, la formazione dei negozi della pubblica amministrazione richiede un vero e proprio procedimento amministrativo che si svolge nelle seguenti fasi:

  1. deliberazione a contrarre
  2. scelta del contraente
  3. approvazione-aggiudicazione definitiva
  4. stipulazione.

Ad ogni modo, prima di dare inizio al procedimento di gara, la struttura procedente effettua in via informale indagini di mercato, al fine di acquisire informazioni circa la fattibilità e le caratteristiche dell’oggetto del contratto, i prezzi correnti e quant’altro possa essere utile per stabilire i termini della gara stessa e del contratto.

Delle risultanze di tale indagine deve tenersi conto nella scelta della procedura concorsuale.

La legge sulla contabilità di Stato dispone che tutti i contratti della pubblica amministrazione siano preceduti dalla deliberazione a contrarre da parte degli organi competenti di ogni singola amministrazione. La delibera, oltre a manifestare la volontà dell'ente di contrattare, predetermina il contenuto del contratto e le modalità che verranno seguite nella scelta del contraente; non contiene invece l'indicazione del prezzo, potendo fissarne, nel caso di contratto attivo, solo il limite minimo. La delibera ha inoltre la funzione di legittimare l'organo rappresentante dell’ente a stipulare il contratto.

La delibera dovrà quindi contenere:

  1. i motivi del contratto
  2. l’interesse pubblico che con esso si intende curare
  3. le risorse con cui fare fronte alla spesa
  4. il metodo di scelta del privato contraente e le ragioni che giustificano tale scelta
  5. l’oggetto e le clausole del contratto ritenute essenziali
  6. l’organo legittimato a stipulare il contratto
  7. il responsabile del procedimento.

La pubblica amministrazione, a differenza dei privati, non può scegliere liberamente il proprio contraente ma, ai sensi del Regio Decreto 23 maggio 1924 n.827, per individuarlo è obbligata a seguire una delle seguenti procedure:

Premesso che i contratti aventi ad oggetto l’acquisizione di servizi, prodotti, lavori e opere sono attualmente disciplinati dal D.lgs 12 aprile 2006, n.163 “codice degli appalti pubblici”, per i contratti attivi le modalità di scelta del contraente da indicare nella determinazione a contrarre sono rispettivamente quelle di seguito indicate in corrispondenza delle diverse tipologie ed oggetti contrattuali:

L’alienazione dei beni avviene mediante pubblico incanto con sistema del massimo rialzo sul prezzo estimativo dei beni.
La procedura di alienazione prevede le seguenti fasi:

  1. Predisposizione dell’avviso d’asta;
  2. Pubblicità dell’avviso d’asta;
  3. Espletamento della gara con le operazioni connesse;
  4. Aggiudicazione.

  1. L’Amministrazione può avvalersi della procedura di aggiudicazione della trattativa privata ricorrendone le condizioni di legge: quando gli incanti siano andati deserti o si abbiano fondate prove per ritenere che ove si sperimentassero andrebbero deserti ovvero in genere in ogni altro caso in cui ricorrano speciali ed eccezionali circostanze per le quali non possano essere utilmente seguite le forme degli incanti. La scelta di ricorrere a trattativa privata dovrà essere debitamente motivata nella determinazione a contrarre.
  2. Il procedimento relativo è individuato di volta in volta nella determinazione a contrattare che dovrà indicare i criteri di scelta del contraente.
  3. Nel caso sia esperita gara ufficiosa, la verifica delle offerte presentate e la loro valutazione sono effettuate da una commissione informale; delle operazioni di gara viene redatto verbale, sottoscritto da tutti i componenti la commissione. Le sedute della Commissione non sono pubbliche.
    Il carattere eccezionale della trattativa privata comporta la necessità che la sua utilizzazione sia sempre giustificata con riferimento alle tassative ipotesi legali, al fine di non vanificare le norme limitative introdotte dall'ordinamento sia interno che comunitario.

Al dirigente o al direttore generale compete di approvare l’aggiudicazione definitiva con propria determina. L’aggiudicazione è il provvedimento attraverso il quale si va a individuare il contraente. Spetta di norma al dirigente che ha attivato il procedimento o in alternativa al direttore generale, dopo aver proceduto al controllo sulla veridicità delle dichiarazioni prodotte dall’impresa aggiudicataria in sede di gara.

Terminata l’asta, si stende un processo verbale in cui si descrivono le operazioni fatte e vi si uniscono le offerte ricevute. Lo sottoscrivono l'autorità che ha presieduto l'asta, l'aggiudicatario se presente, due testimoni.

La legge dispone che la stipulazione dei contratti in cui uno dei contraenti sia una pubblica amministrazione deve avvenire sempre per iscritto, in una delle forme seguenti:

Nel caso in cui sia stata esperita l’asta pubblica la forma pubblica-amministrativa è obbligatoria mentre se vi è stata una trattativa privata è possibile procedere con una scrittura privata.

Per l’ateneo, competente alla stipula dei contratti attivi di cui si tratta in questa guida operativa è il direttore generale ai sensi dell’art.17 dello statuto emanato con decreto rettorale 16 gennaio 2012 n. 19.
La persona che rappresenta la parte contraente è tenuta a provare la propria legittimazione e la propria identità:

Inoltre, la procura deve essere:

In ogni caso, deve essere acquisita agli atti del fascicolo copia di un documento di identità del sottoscrittore (ai fini della sua identificazione).

Di seguito viene  riportato uno schema per la corretta identificazione delle parti:

Università
l’Università Iuav di Venezia, C.F. 80009280274, Partita IVA 00708670278, in persona del dott. ………………………….., nato a ……… - direttore generale e legale rappresentante dell’Università Iuav di Venezia, ai fini del presente atto domiciliato per la sua carica presso Iuav, S. Croce, 191 30135 Venezia

Contraente
nel caso di persona fisica:
il signor …, nato a … il …, residente a …, in via …, codice fiscale …;

nel caso di persona giuridica:
l'impresa … (inserire denominazione e ragione sociale), con sede legale in …, via … n. … , partita iva ..., codice fiscale e iscrizione alla Camera di Commercio di … n. …, rappresentata dal:

(nel caso di legale rappresentante) 
signor.............., nato a … il …, residente a …, in via…, nella qualità di …..... (indicare la funzione di rappresentanza) e legale rappresentante e, come tale, munito dei necessari poteri;

(nel caso di procuratore se la procura risulta dal certificato della camera di commercio dell'impresa) 
signor …, nato a … il …, residente a …, in via …, in qualità di procuratore dell'impresa e, come tale, munito dei necessari poteri, come risulta dal certificato della Camera di commercio rilasciato in data.....(non anteriore a 6 mesi dalla data della stipula);

(nel caso di procuratore se la procura NON risulta dal certificato della camera di
commercio dell'impresa) 
signor ….....…, nato a … il …, residente a …, in via …, in qualità di procuratore dell'impresa e, come tale, munito dei necessari poteri, come risulta da procura rilasciata dal legale rappresentante sig. …, in data …, repertorio n. … del dott. …..…,notaio in ….... registrata a … il … al numero …...., che in copia si allega al presente contratto sotto la lettera “A”.

Ove nel termine stabilito il contraente non si presenti per la sottoscrizione del contratto senza giustificato motivo, è facoltà dell'Università disporre, senza necessità di messa in mora, la decadenza dall’aggiudicazione con relativo incameramento del deposito cauzionale provvisorio versato in sede di gara, salvi i maggiori danni.

Di seguito riportiamo lo schema delle clausole da utilizzare alternativamente:

Il presente contratto viene registrato ai sensi dell'articolo …. della tariffa parte prima
allegata al decreto del Presidente della Repubblica 26 aprile 1986, n. 131.

La presente scrittura privata sarà registrata solo in caso d’uso come previsto dall’articolo …. della tariffa parte seconda del decreto del Presidente della Repubblica 26 aprile 1986, n. 131.

Il presente contratto è esente da registrazione ai sensi dell'articolo ... della tabella allegata al decreto del Presidente della Repubblica 26 aprile 1986, n. 131 (o altra normativa speciale) 

In caso di atto soggetto a registrazione sarà necessario chiedere al contraente:

In caso di allegati, ogni allegato, compresa eventuale procura, è autonomamente assoggettato all'imposta.

Il contratto, sottoscritto in triplice copia (un originale per l’ateneo, un originale o una copia conforme per l’Agenzia delle Entrate e un originale o una copia conforme per la controparte), dovrà essere consegnato entro 20 giorni dalla sua stipula all’Agenzia delle Entrate per la dovuta registrazione, allegando la ricevuta del versamento e il modello 69 compilato.

I contratti stipulati in forma pubblica amministrativa saranno poi repertoriati dall’ufficiale rogante.

I contratti stipulati con una scrittura privata dovranno essere repertoriati presso il servizio archivio e protocollo dell’ateneo.

Si ricorda che i termini per la presentazione all'Agenzia delle Entrate per la registrazione sono:

Il ritardo nella registrazione è sanzionato.

Ulteriori elementi formali
È necessario altresì:

Santa Croce 191 – Venezia

Santa Croce 191, Tolentini
30135 Venezia
C.F. 80009280274
P.Iva 00708670278