I costi del personale rappresentano in molti progetti la principale voce di budget. Per essere considerati ammissibili dall’ente finanziatore devono essere adeguatamente documentati sul piano amministrativo-contabile.
Il personale che lavora sul progetto può essere strutturato, ossia essere già presente in ateneo, oppure può venire appositamente reclutato per le esigenze del progetto.

Lo strumento fondamentale per la misurazione del tempo che il personale coinvolto in un progetto dedica alle attività progettuali e per il riconoscimento del costo del personale da parte dell’ente finanziatore è il timesheet.

Tutto il personale Iuav coinvolto nei progetti di ricerca è tenuto a compilare il cosiddetto timesheet integrato (disponibile in questa pagina), registrando in un unico documento le ore di servizio dedicate a tutte le attività di ricerca, didattica ed istituzionali svolte durante l’anno.

I timesheet devono essere compilati e stampati con cadenza mensile, datati e firmati tempestivamente, sia dal personale sia dal responsabile di progetto, possibilmente entro la prima settimana del mese successivo a quello di riferimento.
Non appena firmato, il timesheet cartaceo originale deve essere consegnato al servizio ricerca per la contabilizzazione del costo di personale e per la trasmissione agli enti finanziatori in sede di rendicontazione.

Sono ammessi i costi di docenti e ricercatori, a tempo indeterminato e a tempo determinato, ai quali sia stato preventivamente conferito un incarico sul progetto, attraverso la sottoscrizione di lettere di incarico e/o nomina di gruppo di lavoro di progetto.

Il progetto di ricerca può richiedere il reclutamento di nuovo personale, che deve avvenire attraverso procedure di selezione pubbliche.

Gli uffici di ateneo di riferimento sono:

• per assegni e borse di ricerca il Servizio ricerca;
• per ricercatori a tempo determinato – RTD-A il Servizio concorsi e carriere personale docente.

In tutti i casi il bando che dà avvio alla procedura selettiva deve specificare il titolo del progetto, i riferimenti del contratto con l’ente finanziatore, il responsabile scientifico, la durata del contratto, il salario lordo, la percentuale di tempo dedicata al progetto e le attività da svolgere.

Il tempo che una persona appositamente reclutata può dedicare al progetto varia a seconda della tipologia contrattuale:

• un assegnista, un borsista di ricerca o un collaboratore autonomo può essere assunto per lavorare in via esclusiva sul progetto;
• un ricercatore a tempo determinato ha invece dei compiti didattici derivanti dalla L. 240/2010, pertanto non può lavorare in via esclusiva sul progetto; si stima che il tempo massimo che può dedicare al progetto sia annualmente pari a 1370 ore (differenza tra il monte ore totali 1720 e 350 ore per didattica e attività connesse);
• un dottorando non può lavorare in via esclusiva sul progetto perché deve svolgere anche attività formative; il consiglio della scuola di dottorato, sentito il responsabile scientifico, assegna il dottorando al progetto e stabilisce il monte ore massimo che il dottorando può dedicare alle attività di ricerca.

Nel caso in cui il rapporto di lavoro non sia dedicato esclusivamente al progetto, prima di dare avvio alla procedura selettiva è necessario individuare i fondi su cui far gravare la parte di costo stipendiale non rimborsabile sul progetto (quota di overhead del progetto stesso o altri fondi a disposizione del docente).