Per il rimborso è necessario presentare il biglietto cartaceo in originale o elettronico riportante il prezzo sostenuto e, in caso di trasporto aereo, le carte d’imbarco in originale o risultanti da registrazione telematica (web check-in).

Sono rimborsabili i biglietti di viaggio da Venezia, quale sede del corso di dottorato, alla città di destinazione e relativo rientro.

Le tipologie ammesse sono “classe economica” per l’aereo e “seconda classe” per il treno, oltre ai biglietti ordinari di altri mezzi pubblici quali bus, tram, metro.
Sono valide anche le ricevute Flixbus e BlaBlaCar.

Partenze da sedi diverse possono essere ammesse solo se più vicine al luogo della trasferta e comunque quando è economicamente più conveniente per l’università (eventuali differenze di costo saranno a carico del dottorando). In questo secondo caso è necessario allegare una simulazione di viaggio da Venezia e specificare nel campo note che la diversa città di partenza è luogo di domicilio/residenza/(altra motivazione).

L’utilizzo di mezzi straordinari diversi dal trasporto pubblico, cioè taxi, mezzi noleggiati o auto propria, è sempre subordinato alla preventiva autorizzazione e alla sussistenza di almeno una delle condizioni previste dal regolamento missioni (articolo 9, comma 4), quali la convenienza economica per l'ateneo, l'assenza di altri mezzi pubblici idonei al raggiungimento della destinazione, l'incompatibilità di orario degli stessi, il trasporto di materiale o l’esistenza di una particolare esigenza di servizio. Nella piattaforma U-Web la richiesta dovrà essere caricata nella sezione "Mezzi straordinari", non in quella "Spese a preventivo".

Si consiglia di contattare preventivamente la segreteria fornendo un programma di missione (per giorni o destinazioni) e uno screenshot del percorso su Google Maps, evidenziando le eventuali tappe intermedie. In caso di noleggio di gruppo, è necessario richiedere l'emissione di una fattura con l'indicazione di tutti i nominativi dei partecipanti; lo stesso documento dovrà essere caricato in ogni singola missione e il pagamento dovrà eseguito al fornitore o alla persona che ha provveduto a saldare l'intera quota.

Per l'utilizzo dell'auto propria il rimborso chilometrico è pari ad un quinto della media mensile del prezzo di un litro di benzina verde e l’eventuale pedaggio autostradale. Si rimborsa la spesa per il pedaggio autostradale previa presentazione del relativo documento giustificativo. È ammesso anche il noleggio di altre tipologie di mezzi quali bici, bici elettriche, scooter o altro.

L’utilizzo del taxi è ammesso in casi eccezionali per brevi spostamenti necessari alle esigenze di servizio. Si raccomanda il pagamento con carta per ottenere la ricevuta di pagamento tracciato.

È rimborsabile la documentazione in originale, priva di alterazioni.
Dalla documentazione si deve evincere che l’esercizio è abilitato al servizio di ristorazione o comunque alla vendita di generi alimentari (sono quindi ammessi anche supermercati per gli importi relativi al solo cibo).

Nel caso di unica ricevuta per più soggetti, deve essere specificata la quota di cui si chiede il rimborso; in assenza l’importo totale è diviso tra il numero di persone.

Massimale di spesa rimborsabile: euro 40 per missioni tra 4 e 8 ore; euro 80 (giornaliero) per missioni superiori a 8 ore.
Non è ammesso il rimborso del vitto se parallelamente viene richiesta anche la maggiorazione di borsa per soggiorno all’estero.

Le spese di alloggio sono rimborsate previa presentazione in originale di fattura/ricevuta fiscale per il pernottamento in Italia e di documentazione equivalente nel caso di pernottamento all’estero.
In caso di presentazione di ricevuta unica per più persone si provvederà al rimborso per la sola quota spettante.

Massimale di spesa: categoria 3 stelle.
È ammesso il rimborso per categorie alberghiere e per classi di trasporto superiori qualora l’interessato documenti la convenienza economica per l’ateneo.
Sono ammessi anche i pernottamenti tramite le piattaforme Booking o Airbnb.

Per soggiorni lunghi, è ammesso il rimborso per l’affitto di un appartamento (voce APPAR) purché sia possibile presentare come giustificativo il contratto di locazione o di sub-affitto, nonché ricevuta con dati fiscali del proprietario, denominazione dell’alloggio/struttura, luogo e date del pernottamento, importo e nome del pagante.
Non sono rimborsabili le quote di affitto prive di idonea documentazione.

Sono rimborsabili inoltre:
– le quote di iscrizione in presenza a convegni, seminari e congressi inserendo la voce "CONGR" tra le spese a preventivo ed allegando un attestato di partecipazione nelle spese a consuntivo. In caso di partecipazione in qualità di relatore, è possibile allegare il programma dell'evento dove risulta il nome e il contributo;
– biglietti per musei, mostre, spettacoli, purché siano esplicitamente dettagliati nel campo “MOTIVAZIONE” precisando lo scopo scientifico legato alla propria ricerca (utilizzare la voce CONGR);
– contributo di accesso (bench fee) in qualità di visiting student per archivi e altri servizi dell’ente ospitante;
– spese per il visto;
– assicurazione sanitaria, vaccinazioni obbligatorie ecc.

Secondo quanto previsto dalla legge di bilancio n. 207/2025, da gennaio è necessario fornire l'obbligo di tracciabilità per le spese di alloggio, vitto e mezzi di trasporto non di linea (taxi e auto a noleggio). Pertanto dovranno essere allegate alla procedura missioni anche le pezze relative alle ricevute di pagamento elettronico.

Si suggerisce di procedere come segue:
1. scansionare in un unico file il giustificativo di spesa (scontrino, fattura, ricevuta) e la ricevuta del pagamento elettronico (bancomat, carte di credito, bonifici o in alternativa presentare l'estratto conto della carta di credito o del c/c);
2. in piattaforma U-web, nel pannello di inserimento degli allegati, scegliere dal campo tipo allegato la voce "Giustificativo di spesa con indicazione del tipo pagamento".

In alternativa presentare 2 allegati di cui uno con tipo "Giustificativo di spesa senza indicazione del tipo pagamento" e uno con tipo "Attestazione del tipo di pagamento del giustificativo".

In caso di pagamento in contanti per le spese soggette a tracciabilità si dovrà selezionare il flag "Pagamento non tracciabile" e il rimborso sarà di importo minore perché soggetto a tassazione.

Per eventuali chiarimenti ulteriori si prega di contattare l'ufficio contabilità missioni alla mail contabilita.missioni@iuav.it.

Le spese sostenute e relativi allegati dovranno essere inserite nella richiesta di rimborso tramite piattaforma U-Web missioni, cliccando prima sul tasto "missione effettuata" e poi sul tasto "compila rimborso".
Si precisa che per giustificativi di spesa si intendono le prove di pagamento quali boarding pass, scontrini, ricevute, fatture ecc., mentre non è sufficiente il solo riscontro di pagamento (ricevuta della carta di credito/debito o bancomat).

I pagamenti effettuati in valuta diversa dall’Euro vanno inserite nella piattaforma U-Web missioni nella valuta straniera al fine di consentire alla procedura contabile la relativa conversione: al momento dell'inserimento di ogni singola voce di spesa, è necessario modificare la valuta EUR selezionando dal menù a tendina la moneta straniera corrispondente.

Tutti gli allegati dovranno essere caricati in uno dei seguenti formati: PDF/A, JPG, JPEG, PNG, TIFF.
Per convertire i file PDF si può utilizzare il programma online:" i love pdf" oppure "pdf online".

Per giustificativi in formato cartaceo non è più necessaria la consegna materiale dei documenti giustificativi delle spese che dovranno però essere conservati dalla persona fino all’avvenuto rimborso delle spese di missione.

La richiesta di rimborso della spesa e inserimento della documentazione nella piattaforma Web dovrà avvenire entro 30 giorni dalla conclusione della missione.

Una volta conclusa la fase di rendicontazione sarà possibile vedere il dettaglio del rimborso accedendo alla pagina della missione, alla sezione "Spese rimborsate”.

In caso di insufficienza di budget 10% o per scelta personale, le missioni per cui non si prevede la richiesta di rimborso devono essere comunque caricate in piattaforma U-Web per ottenere la copertura assicurativa di ateneo.
Al momento del caricamento spunta la voce “Missione senza rimborso”.

In caso di trasferte non effettuate per gravi e documentati motivi, l'interessato deve tempestivamente porre in essere tutte le azioni necessarie per ottenere il rimborso delle spese. Nella misura in cui il rimborso non sia possibile o sia di importo inferiore alla spesa effettivamente sostenuta si ha diritto al rimborso da parte dell'ateneo per le spese documentate e per eventuali penali.