Possono presentare la domanda le dottorande e i dottorandi in possesso di borsa di studio regolarmente iscritti al primo, secondo o terzo anno di corso. Durante l’eventuale periodo di proroga è possibile svolgere un periodo di soggiorno all’estero senza maggiorazione di borsa e con il solo rimborso delle spese sul budget 10%.

Dottorande/i senza borsa possono partecipare con un modello dedicato, al fine di ottenere un contributo per la trasferta all’estero del tutto pari alla maggiorazione ma gestito tramite una missione co-finanziata (contattare la segreteria per maggiori approfondimenti).

Circa un mese prima del semestre di riferimento, la segreteria invia a dottorande e dottorandi una comunicazione ufficiale con bando e modello di richiesta. Gli interessati sono tenuti a confrontarsi preventivamente con il proprio supervisore di tesi e responsabile scientifico in merito al proprio progetto.

Successivamente compilare in maniera esaustiva tutti i campi, con particolare riferimento a:
– numero di giorni richiesti,
– mesi indicativi in cui svolgere il soggiorno estero,
– motivazione didattico-scientifica con eventuale indicazione di docenti / tutor
– programmazione futura
– eventuale presenza di periodi pregressi
Il modello può essere accompagnato anche da una lettera di visiting student.

Il consiglio della scuola di dottorato di norma valuta le domande prioritariamente sulla base dei criteri di:
– coerenza della richiesta con il progetto di ricerca svolto
– durata della richiesta congruente con le attività descritte
– frazionamento del periodo non inferiore a 15 giorni

Se l’entità delle richieste pervenute supera la disponibilità dei fondi, il Consiglio si riserva di prendere in considerazione ulteriori criteri di priorità. A mero titolo di esempio:
– anno di iscrizione;
– presenza di accordi internazionali o di cotutela di tesi;
– presenza di un’istituzione di riferimento;
– durata di almeno 30 giorni;
– presentazione di un progetto della durata di almeno 180 giorni (anche non continuativi) programmati anche su base biennale o triennale;
– partecipazione a convegni/conferenze/seminari con paper selezionati;
– numero di soggiorni esteri già svolti dal medesimo dottorando/a.

L’esito dell’attribuzione è comunicato dalla segreteria dopo l’approvazione delle richieste nella prima seduta utile del Consiglio.

In caso di modifica del programma o sopravvenuta impossibilità di svolgere il periodo assegnato è necessario informare tempestivamente la segreteria, al fine di consentire l’eventuale riallocazione del finanziamento.

In caso di temporanea interruzione del periodo autorizzato di soggiorno estero per rientro in Italia o spostamento in altro Paese per motivi personali, il dottorando/a è tenuto ad avvisare la segreteria inviando i relativi giustificativi di viaggio affinché sia possibile decurtare il periodo di soggiorno non effettuato nello Stato autorizzato.

All’interno dello stesso semestre, potrà essere richiesto un prolungamento del periodo accordato attraverso la presentazione di una nuova domanda da portare in approvazione del Consiglio.

Una volta autorizzato il soggiorno, con almeno 10 giorni di anticipo, il dottorando deve aprire una missione in piattaforma U-Web per il rimborso delle spese di viaggio alloggio ed eventuali ulteriori spese di missione (visti, assicurazione, convegni, musei, ecc.).
Sono consentite ulteriori trasferte rispetto al luogo prevalente del soggiorno estero, purché esplicitamente previste nel campo motivazione e nelle spese a preventivo. Le spese di vitto e altre piccole spese rientrano forfettariamente nel contributo per il soggiorno all’estero.

Per determinare il giorno di inizio soggiorno estero, è necessario inviare il modello di avvio, allegando il boarding pass di andata (o altro giustificativo, es: biglietto del treno) nei giorni intorno alla partenza. Nello stesso modello è richiesto di precisare se la liquidazione si intende ricevere su base mensile o in un’unica soluzione al rientro.

Il pagamento della maggiorazione avviene di norma al termine del soggiorno all’estero, ma per soggiorni di durata superiore ai 45 giorni è possibile richiedere il pagamento su base mensile.
Per l’erogazione della maggiorazione di borsa è necessario compilare il modello di permanenza ed inviarlo il mese successivo a quello precedente (es. il 1-2-3 maggio per il mese di aprile). Per periodi superiori ai 30 giorni è richiesto anche un attestato di presenza dell'ente ospitante, redatto in forma libera ma su carta intestata dell’ente. L’accredito avviene solitamente in 3-5 giorni di tempo dalla richiesta.

Per determinare la conclusione, è necessario inviare il modello di avvenuto soggiorno estero, allegando il boarding pass di rientro (o altro giustificativo, es: biglietto del treno) e un attestato di presenza comprovante l’intero periodo svolto, redatto in forma libera ma su carta intestata dell’ente.
L’accredito avviene solitamente in 3-5 giorni di tempo dalla richiesta.