Le attività di conservazione, prevenzione e tutela del patrimonio comprendono operazioni ordinarie e specifiche per tutti i documenti, a seconda della loro tipologia, collocazione e fruizione:
– per il materiale moderno a scaffale aperto: protezione antitaccheggio con tecnologia a radiofrequenza (RFID), attività di buone pratiche per la preservazione del materiale (copertinatura, spolveratura) e regolare controllo sullo stato dei documenti a scaffale
– per il materiale collocato a deposito: le condizioni di conservazione sono garantite mediante l’impianto di climatizzazione che controlla i parametri di temperatura e il tasso di umidità, a cui si affiancano periodici controlli sullo stato dei documenti
– per le raccolte più antiche e di pregio: sono previste specifiche collocazioni, modalità di consultazione riservata e specifiche misure di protezione (utilizzo guanti e cuscino reggilibro).

Lo scarto bibliografico, regolato da apposite norme legislative, è uno dei possibili esiti della revisione delle collezioni e consiste nell’eliminazione di un documento dal patrimonio della biblioteca.

Possono essere eliminati:
– documenti materialmente deteriorati e non più rilegabili;
– documenti dal contenuto obsoleto;
– documenti non più coerenti con lo sviluppo delle raccolte;
– documenti non più utilizzati e posseduti in più copie.

Per ogni esemplare in esame si valuta la presenza di altre copie nella biblioteca Iuav, nelle altre biblioteche del Polo SBN di Venezia e nelle altre biblioteche d’Italia.

Inoltre, è sempre verificato:
– il valore della pubblicazione o dell’abbonamento, in caso di periodico;
– la reperibilità o meno nel mercato librario.

In conclusione di questa accurata disamina, gli elenchi dei documenti selezionati per lo scarto sono trasmessi all’ufficio competente della Soprintendenza archivistica e bibliografica del Veneto e del Trentino per la prescritta autorizzazione.

Ottenuta l’autorizzazione, gli organi dell’ateneo adottano il provvedimento definitivo di scarto.

Il materiale bibliografico scartato, a seconda delle condizioni oggettive, può essere donato ad altre biblioteche o associazioni no-profit, all’utenza oppure avviato al macero.