L’Università Iuav di Venezia (d’ora in avanti Università o Ateneo), nell’ambito delle proprie finalità istituzionali, rende la presente informativa ai sensi degli art. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (d’ora in avanti GDPR).

Il titolare del trattamento è l'Università, nella persona del rettore, con sede in Santa Croce 191, 30135 Venezia e può essere contattato ai seguenti indirizzi:

• email privacy@iuav.it
• PEC ufficio.protocollo@pec.iuav.it

 Il responsabile della protezione dei dati (d’ora in avanti DPO) può essere contattato ai seguenti indirizzi:

• email dpo@iuav.it
• PEC dpo@pec.iuav.it

I dati personali saranno trattati dall’Università per il perseguimento delle seguenti finalità:

a) adempimento degli obblighi di legge e di contratto, finalità altrimenti connesse e necessarie alla gestione del rapporto di lavoro, quali: finalità gestionali (per esempio, valutazione e formazione del personale); statistiche e operative (operazioni che implicano, ad esempio, il trattamento di dati relativi a Sue precedenti esperienze di lavoro, a corsi di formazione professionale ai quali Lei abbia partecipato nonché necessarie per garantire la sicurezza); partecipazione ad attività istituzionali dell’Università e ai connessi adempimenti amministrativi; utilizzo di procedure informatiche messe a disposizione dall’Università per lo svolgimento delle mansioni; 

b) assolvimento degli obblighi nei confronti degli istituti di previdenza ed assistenza, fondi pensione integrativi e fondi sanitari (per assicurazioni sia obbligatorie sia contrattuali); 

c) assolvimento degli obblighi fiscali e contabili, anche nei confronti dell’amministrazione finanziaria e tributaria; 

d) adempimento degli obblighi derivanti da contratti di assicurazione finalizzati alla copertura (i) dei rischi connessi alla responsabilità del datore di lavoro in materia di igiene e di sicurezza del lavoro e di malattie professionali, (ii) di danni cagionati a terzi nell’esercizio dell’attività lavorativa, (iii) in caso di morte o di invalidità temporanea o permanente; 

e) raccolta e utilizzo di Immagini per attività di promozione delle attività istituzionali dell’Università eventi, convegni o altre iniziative; 

f) l’Università, per corrispondere ad eventuali richieste della polizia postale e/o dell’autorità giudiziaria o su richiesta della direzione Iuav, quando si verifichi un evento dannoso o una situazione di pericolo che richieda un immediato intervento, può trattare i dati personali contenuti nei log

g) Sulla base di una richiesta dell’interessato l’Università tratterà e comunicherà i dati personali a istituti di previdenza ed assistenza nonché a istituti finanziari al fine di concludere le procedure richieste dall’interessato.

Il trattamento dei dati personali è improntato ai principi di liceità, correttezza e trasparenza, limitazione della finalità, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza, responsabilizzazione (art. 5 GDPR).

Il conferimento e il trattamento dei dati personali per le finalità di cui alle lettere da a) a d) è necessario per l'instaurazione e la gestione del rapporto di lavoro, ovvero per adempiere ad obblighi di legge: la base giuridica del trattamento è quindi rappresentata dagli artt. 6.1.b) (“esecuzione di un contratto di cui è parte l’interessato”), 6.1.c) (“obblighi legali”), 9.2.b) (“assolvimento di obblighi imposti dalla legge o dal contratto collettivo in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale”). Relativamente alle finalità istituzionali dell’Ateneo, la base giuridica del trattamento è rappresentata dall’art. 6.1.e) del Regolamento (“esecuzione di un compito di interesse pubblico”). L’interessato potrà opporsi in qualsiasi momento ai predetti trattamenti per motivi connessi alla situazione particolare dell’interessato e l’Università dovrà astenersi dall’ulteriore utilizzo dei dati, salvo che dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento stesso. 

Per la raccolta e il trattamento dei dati di cui alla lettera e) (“raccolta e utilizzo di Immagini per finalità di promozione”), è necessario raccogliere il consenso dell’interessato, quale base giuridica del trattamento (art. 6.1.a) del Regolamento – “consenso dell’interessato”). In caso di eventuale revoca del consenso l’Università provvederà alla rimozione delle Immagini dal proprio sito o dalle proprie pagine pubbliche dei social network entro quindici giorni lavorativi dal ricevimento della richiesta. Ove le Immagini siano state pubblicate in formato cartaceo o multimediale, in caso di opposizione dell’interessato all’ulteriore diffusione, queste ultime non verranno più inserite nella successiva ristampa.

La base giuridica del trattamento dei dati personali per le finalità di cui alla lettera g) è il Suo consenso (art. 6.1.a) del Regolamento – “consenso dell’interessato”).

I dati personali degli interessati e quelli dei familiari a carico, o comunque conviventi, verranno acquisiti direttamente dall’interessato ovvero anche presso soggetti terzi (ad esempio, presso enti previdenziali, istituzioni e associazioni).

L’Università tratta i dati personali dell’interessato e dei propri familiari a carico o comunque componenti il proprio nucleo familiare (quali per esempio, nome, cognome, indirizzo di residenza, indirizzo di posta elettronica, carriera scolastica e lavorativa, coordinate bancarie, composizione del nucleo familiare, ISEE, dati relativi alla formazione professionale e alla valutazione della prestazione lavorativa, ecc.). L’Università, nel corso del rapporto di lavoro, potrà venire a conoscenza anche di cosiddetti dati particolari (art. 9.1 del Regolamento) che riguardano l’interessato e, eventualmente, i Suoi familiari, quali a titolo esemplificativo:

• dati inerenti lo stato di salute per esigenze connesse alla gestione del personale, verifica dell’attitudine a svolgere determinati lavori, idoneità al servizio (in merito si segnala che il datore di lavoro non ha accesso ad informazioni specifiche sullo stato di salute o su eventuali patologie del dipendente; tali informazioni vengono raccolte e vagliate dal medico competente che trasmette al datore di lavoro esclusivamente il giudizio di idoneità o inidoneità alle specifiche mansioni), assunzione di personale appartenente alle cosiddette categorie protette, maternità, igiene e sicurezza sul lavoro, svolgimento di pratiche assicurative e previdenziali (obbligatorie e contrattuali), trattamenti assistenziali, riscatti e ricongiunzioni previdenziali, denunce di infortunio e/o di sinistro, fruizione di particolari esenzioni o permessi lavorativi, collegati a particolari condizioni di salute dei dipendenti o dei loro familiari;
• dati idonei a rilevare l’adesione ad organizzazioni di carattere sindacale per gli adempimenti connessi al versamento delle quote di iscrizione o all’esercizio di diritti sindacali;
• dati idonei a rilevare le opinioni politiche o le convinzioni religiose o l’adesione ad un partito politico, ad associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale (per esempio, per esigenze connesse alla richiesta di permessi o ferie per festività o aspettative per cariche pubbliche elettive);
• dati idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica ai fini dell’instaurazione e della gestione di rapporti di lavoro con lavoratori stranieri.

L’Università potrà, inoltre, utilizzare e raccogliere, tramite servizi fotografici, filmati immagini (“Immagini”) dell’interessato che costituiscono, anch’esse, dati personali ai sensi del Regolamento.

L’utilizzo del badge comporta la raccolta da parte dell’Università dei seguenti dati personali: identificativo numerico del badge, il verso (entrata e uscita), data/ora del passaggio ed eventualmente un codice causale ove selezionato.

Inoltre, i dati raccolti poterebbero includere dati giudiziari, intesi quali dati relativi a condanne penali, a reati o a connesse misure di sicurezza, dati contenuti nelle autocertificazioni trasmesse all'Università, nei certificati richiesti d’ufficio alle pubbliche amministrazioni che li detengono ordinariamente.

Il mancato conferimento dei dati personali per le finalità di cui al paragrafo “Finalità del trattamento e base giuridica del trattamento” lettere da a) a d) determina, quindi, l’impossibilità di instaurare e gestire il rapporto di lavoro stesso. Non è necessario raccogliere il consenso dell’interessato per procedere ai predetti trattamenti.

Il trattamento dei dati personali verrà effettuato da soggetti autorizzati (nel rispetto di quanto previsto dall’art. 29 del Regolamento e dell’art. 2-quaterdecies del D.lgs. 196/2003), con l'utilizzo di procedure anche informatizzate, adottando misure tecniche e organizzative adeguate a proteggerli da accessi non autorizzati o illeciti, dalla distruzione, dalla perdita d’integrità e riservatezza, anche accidentali.

Per il perseguimento delle finalità di cui sopra e nei limiti strettamente pertinenti alle medesime, i dati personali (dell’interessato ed eventualmente dei suoi familiari) saranno o potranno essere comunicati ai seguenti soggetti: 

• a) ai competenti istituti e fondi previdenziali e assicurativi nonché alle compagnie di assicurazione e agli organi preposti alla vigilanza in materia previdenziale e sanitaria;
• b) al medico competente (ai sensi del D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81), agli altri professionisti che prestano attività di supporto nella valutazione della Sua idoneità, agli esperti qualificati, compreso il laboratorio di analisi;
• c) all’amministrazione finanziaria;
• d) alle organizzazioni sindacali e alle associazioni di categoria;
• e) alla Pubblica Amministrazione (Ministeri, Sezioni per l’impiego, Direzione provinciale del Lavoro, Comune, Provincia, Regione, Agenzia delle Entrate, INPS, INAIL, Autorità di Pubblica sicurezza deputate al controllo e alle ispezioni ivi inclusi gli Organi europei per le attività da questi finanziate ecc.),
• f) ulteriori soggetti terzi con i quali l’Università collabora per lo svolgimento delle proprie attività istituzionali.

Inoltre, i dati identificativi e di contatto (numero di telefono e indirizzo mail aziendali) sono pubblicati nel sito istituzionale dell’Università e potranno essere comunicati a clienti, fornitori, professionisti esterni o altri soggetti terzi con i quali l’Università collabora a vario titolo.
I soggetti sopra indicati tratteranno i dati personali in qualità di Responsabili o di Titolari autonomi del trattamento. L’elenco dei destinatari a cui possono venire comunicati i dati personali è pubblicato nella sezione Privacy / Destinatari dei dati del sito web istituzionale.
I dati personali sono, inoltre, conosciuti da dipendenti e altri collaboratori, anche occasionali, dell’Università addetti alla gestione del personale, che, in relazione alle specifiche mansioni svolte, hanno ricevuto specifiche istruzioni.

Non sono previsti trasferimenti di dati all'estero. 
Eventuali variazioni saranno preventivamente comunicate agli interessati.

I dati personali dell’interessato potranno anche essere diffusi sui siti dell’Università per l’assolvimento degli obblighi in materia di trasparenza di cui al Decreto Legislativo n. 33 del 2013, ovvero ove ciò si renda necessario per dare esecuzione a obblighi derivanti dal contratto di lavoro. Le Immagini raccolte per attività di comunicazione istituzionale e promozionale potranno essere pubblicate in brochure, manifesti, social media, organi di informazione, materiale promozionale in genere.

I dati personali raccolti saranno conservati dall’Università per tutta la durata del rapporto di lavoro e per l’ulteriore tempo strettamente necessario per l’adempimento delle prestazioni in corso e/o ancora dovute alla cessazione del rapporto fino ad un massimo di 10 anni successivi. Decorso tale termine, e al solo fine di permettere all’interessato di ricostruire il suo fascicolo previdenziale ovvero al Titolare di tutelare i propri interessi in giudizio, verranno ulteriormente conservate le seguenti informazioni: dati anagrafici, copia del contratto, cedolini paga e pratiche contributive. Le informazioni verranno conservate sia in formato cartaceo sia elettronico, in archivi/database separati e accessibili ad un ristretto numero di soggetti appositamente autorizzati.

La base giuridica di tale ulteriore trattamento è rappresentata, per quanto attiene agli interessati, dall’art. 9.2.b) del Regolamento (“esercizio dei diritti specifici dell’interessato in materia di diritto del lavoro”) e, per quanto attiene l’Università dall’art. art. 9.2.f) del Regolamento (“accertamento, esercizio o difesa di un diritto in giudizio”).

L’interessato (cioè la persona fisica identificata o identificabile cui il dato personale si riferisce) può esercitare una serie di diritti nei confronti dell'Università, quale Titolare del trattamento, ai sensi degli artt. 15 – 21 del GDPR.

In particolare, l’interessato può esercitare:

• il diritto di accesso ai dati personali;
• il diritto di rettifica dei dati personali;
• il diritto alla cancellazione dei dati personali;
• il diritto alla limitazione del trattamento dei dati personali;
• il diritto di opposizione al trattamento dei dati personali.

Per l'esercizio di questi diritti e per revocare il consenso l'interessato può rivolgersi al Titolare del trattamento, inviando una richiesta a privacy@iuav.it oppure ufficio.protocollo@pec.iuav.it.

Infine, l'interessato ha il diritto, in relazione a un trattamento che consideri non conforme, di avanzare un reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali o all'Autorità Garante dello Stato dell'Unione europea in cui l'interessato risiede abitualmente o lavora, oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione.