1. iscrizione ad associazioni con eventuale rimborso per abbonamenti alla rivista, pubblicazione di articoli scientifici o partecipazione a convegni (massimale 300 euro);
2. riproduzione di documenti da archivi (massimale annuo 200 euro);
3. domini internet (massimale annuo 200 euro);
4. software (massimale annuo 1.000 euro);
5. corsi di formazione o convegni online (massimale annuo 500 euro);
6. pubblicazione di articoli scientifici (massimale annuo 500 euro );
7. spese per materiali di modesta entità (fino a 50 euro per ogni richiesta, massimale annuo 500 euro);
8. spese per acquisto di libri, giornali, riviste e pubblicazioni di carattere tecnico-scientifico-amministrativo anche in formato digitale ed analoghe (fino a 100 euro per ogni richiesta, massimale annuo 500 euro):
9. spese per modulistica, cancelleria, inchiostri, toner e affini tipologie non disponibili presso il magazzino dell'ateneo (fino a 50 euro per ogni richiesta, massimale annuo 500 euro).

Per la richiesta è necessario raccogliere l’autorizzazione del responsabile scientifico e successivamente inviare alla segreteria:

1. fattura o ricevuta fiscale intestata alla persona fisica;
2. distinta di pagamento (bonifico, transazione bancaria, estratto conto carta, ecc.);
3. modello di richiesta rimborso spese.

Si precisa inoltre che i documenti ottenuti in formato originale cartaceo (sia della spesa, sia della ricevuta elettronica di pagamento) oltre ad essere scansionati, dovranno essere consegnati a mano al servizio contabilità fornitori. 
La busta potrà essere lasciata in portineria di Palazzo Badoer o, preferibilmente, di Campo della Lana.

I beni di valore inferiore o uguale a euro 200,00 (inclusa IVA), non essendo soggetti ad inventariazione, possono essere acquistati dall’ateneo in nome del dottorando/a facente richiesta, che si vedrà imputare i costi sul proprio budget 10%.
Si consiglia di presentare uno o più preventivi del prodotto, al fine di aprire un ticket al servizio acquisti. Al prezzo del prodotto dovranno essere sommate anche le eventuali spese di spedizione. 

Sono inoltre rimborsabili con la cassa economale:
- spese per acquisto di carte, di valori bollati, di generi di monopolio di stato o comunque generi soggetti al regime dei prezzi amministrati fino al valore di 100,00euro; 
- spese postali, telegrafiche, di spedizioni a mezzo servizio postale o corriere, inclusi pagamenti in contrassegno per acquisto di beni fino a 100,00 euro.

Per ogni altra tipologia di spesa che non rientra tra i rimborsi su piattaforma U-Web o con la procedura semplificata (di cui sopra) è necessario chiedere alla segreteria l’apertura di un ticket all’ufficio acquisti per ottenere il servizio o il bene di interesse, come ad esempio:

• servizio di traduzioni o revisione della tesi in lingua straniera;
• corsi di formazione superiori con costo superiore a 500 euro;
• servizio di sbobinatura;
• spedizioni;
• fornitura di materiale non presente presso il magazzino di ateneo.

È onere del dottorando presentare due diversi preventivi comparabili per servizio offerto e specifica dell’importo (con o senza Iva), con cui provare l’economicità per l’ateneo nella scelta del servizio meno oneroso, preferibilmente su carta intestata, con indicazione dei dati fiscali, email e numero di telefono.

L’affidamento verrà effettuato in nome dell’ateneo e per conto del dottorando: la fattura dovrà essere emessa a Iuav, che provvederà a pagare il servizio/bene imputando i costi sul Budget 10%. A conclusione della procedura verrà richiesto di esprimere un giudizio di conformità in relazione a quanto richiesto.

La procedura risulta essere più lunga nelle tempistiche (nell’ordine di 15-20 giorni, salvo periodi intensi), per cui si raccomanda di prendere informazioni ed avviare il processo con un congruo anticipo.