La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è il documento con cui si possono dichiarare numerose situazioni personali o di terzi, non in possesso delle amministrazioni pubbliche, in tutti i casi in cui non sia possibile ricorrere all’autocertificazione.

Può essere utilizzata esclusivamente nei rapporti con:

• le pubbliche amministrazioni
• i gestori di servizi pubblici (Poste, Enel, Telecom, Aci, ecc.)
• i privati che lo consentono

Può essere usata per:

• attestare che la copia di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione è conforme all'originale
• dichiarare “stati” (essere proprietario di un immobile, essere erede di una certa persona…), “fatti” (avere subìto danni a causa di una calamità naturale o aver chiesto e/o ottenuto il condono per un certo abuso edilizio…), “qualità personali” (essere titolare d'impresa, non essere soggetto all'imposta sui redditi…) conosciuti direttamente dal cittadino e riferiti a se stesso o ad altri soggetti.

Non sono sostituibili con “dichiarazione sostitutiva di atto notorio” i certificati: medici, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi e brevetti.

Non si possono effettuare dichiarazioni sostitutive di atto notorio che contengano dichiarazioni di intenzioni o propositi per il futuro (ad es. rinunciare a un'eredità).
Per questi atti è necessario rivolgersi a un notaio.La dichiarazione va presentata in carta semplice.

La dichiarazione deve essere firmata dall'interessato.
La dichiarazione rivolta alle amministrazioni e ai gestori di servizi pubblici non è soggetta all'autenticazione della firma, è sufficiente firmarla davanti al funzionario addetto o trasmetterla insieme alla fotocopia di un documento d’identità in corso di validità.
La firma della “dichiarazione sostitutiva di atto notorio” rivolta ai privati va invece autenticata con conseguente pagamento dell'imposta di bollo.

La “dichiarazione sostitutiva di atto notorio” può essere presentata:

• di persona
• a mezzo lettera o fax (allegando la fotocopia del documento d'identità in corso di validità della persona che l'ha firmata)
• a cura di un parente prossimo (il coniuge, i figli o altri parenti fino al terzo grado) qualora l’interessato non sia in grado di renderla per motivi di salute.

In questo caso la dichiarazione va resa davanti al pubblico ufficiale, indicando il personale impedimento temporaneo per ragioni di salute. Il pubblico ufficiale deve accertarsi dell'identità della persona che ha sottoscritto la dichiarazione.