Informativa per i
trattamenti di dati personali afferenti la frequentazione delle sedi Iuav in
periodo di diffusione del virus Covid 19
Ai sensi
dell’articolo 13 del nuovo Regolamento Europeo 2016/679 Regolamento Generale sulla protezione dei
dati personali (d’ora in avanti GDPR), rivolto a tutti coloro i quali
accedono alle sedi dell’Università Iuav di Venezia.
–
definizioni (vedi l’articolo 4 del GDPR)
–
titolare del trattamento e responsabile della protezione
dei dati
– finalità
del trattamento e base giuridica del trattamento
– categorie
e tipi di dati trattati
dati forniti
volontariamente dall’utente
– accesso
alle vostre informazioni da parte di terzi
– natura
del conferimento dei dati
– periodo di conservazione dei dati
titolare del trattamento e responsabile della
protezione dei dati
Il Titolare del trattamento è
l’Università Iuav di Venezia, Santa Croce 191, 30135 Venezia, e può
essere contattato al seguente indirizzo email: privacy@iuav.it
Il Responsabile della protezione dei dati
può essere contattato ai seguenti indirizzi:
email dpo@iuav.it
PEC dpo@pec.iuav.it
finalità del trattamento e base giuridica del
trattamento
Per accedere
ai locali dell’Università Iuav di Venezia sono necessarie alcune
precauzioni rivolte alle diverse tipologie di utenti.
Sarà
necessario rilevare la temperatura corporea di tutti coloro che accedono,
nonché verificare che ne abbia il diritto (personale in ruolo, visitatori con
appuntamento, studenti con prenotazione aula, ditte esterne, etc.)
I nomi dei
visitatori esterni saranno comunicati al personale che effettua i controlli
all’ingresso delle sedi.
Gli studenti
dovranno prenotare il posto per assistere alle lezioni in presenza.
In merito
all’utilizzo dei dati personali che li riguardano, raccolti mediante il
software EasyLesson, si segnala che il trattamento
dei dati forniti per la prenotazione online di un posto in aula,
nell’ambito della didattica in presenza, è afferente esclusivamente le
discipline rientranti nel Corso di Studi cui si risulta iscritti, ciò, in
ossequio alle disposizioni emergenziali che impongono il divieto di
assembramenti e il rispetto della distanza interpersonale, con accessi
contingentati ai corsi in aula, allo scopo di contemperare la garanzia di
adeguate condizioni di sicurezza sanitaria con la continuità delle attività
formative e di ricerca.
Studenti,
dottorandi, borsisti, assegnisti, eventuali visitatori che abbiano riportato
esito positivo a un tampone molecolare o rapido, o abbiano manifestato i
sintomi della malattia Covid-19, sono
tenuti a segnalare la loro condizione a caso.covid@iuav.it.
Si ricorda
che è in vigore il protocollo di sicurezza anticontagio
di ateneo a cui attenersi nei comportamenti all’interno
delle sedi Iuav.
La finalità
di questo trattamento è esclusivamente la prevenzione dal contagio da COVID-19.
Il
trattamento dei dati personali è effettuato dall’Università Iuav di
Venezia, o per questi da ditta incaricata (Responsabile esterno), nell’ambito dell’adempimento di
un obbligo legale e interesse pubblico al quale il Titolare del trattamento
è soggetto:
-
(art. 6.1, lettere c) – obbligo legale,
-
(art. 6.1, lettere e) – interesse
pubblico,
con rispettiva deroga per il trattamento di categorie particolari degli:
-
(art. 9.2, lettere b) obblighi e
diritti specifici del titolare,
-
(art. 9.2, lettere g) –
interesse pubblico rilevante
del Reg. UE 679/2016
– GDPR;
-
(art. 2-sexies) - categorie
particolari e interesse pubblico rilevante comma 2, t), u), dd)
del Decreto Legislativo
10 agosto 2018, n,101 – Disposizioni per l’adeguamento della
normativa nazionale alle disposizioni del regolamento (UE) 2017/679;
la nota prot. 798 del Ministero dell’Università e della
ricerca del 4 maggio 2020 con la quale vengono fornite indicazioni agli Atenei
per la programmazione delle attività del sistema della formazione superiore e
della ricerca nelle Fasi 2 e 3, sulla base del principio “di contemperare
la sicurezza sanitaria con il pieno svolgimento di tutte le
attività didattiche e di
ricerca, anche con l’ausilio delle tecnologie digitali e di ogni altra
modalità organizzativa;
DPCM 13 ottobre 2020,
allegato 22, PROTOCOLLO PER LA GESTIONE DI CASI CONFERMATI E SOSPETTI DI
COVID-19 NELLE AULE UNIVERSITARIE.
categorie e tipi di dati trattati
I dati
personali raccolti dall’ateneo, in qualità di Titolare del trattamento,
saranno trattati in forma cartacea per quanto riguarda i visitatori, in forma
elettronica per la prenotazione del posto per le lezioni in presenza e in
biblioteca e gli elenchi dei nominativi che hanno diritto di accesso presso le
diverse strutture.
Solo quando
sia necessario documentare le ragioni che hanno impedito l'accesso alla sede il
Titolare del Trattamento registrerà il superamento della soglia di temperatura,
e non la effettiva temperatura rilevata, unitamente al nominativo della persona,
alla data ed ora della rilevazione.
I dati che
l’Università tratta sono: Nome, Cognome, matricola, Codice fiscale,
indirizzo email, positività al Covid, data tampone,
ULSS ove il tampone è stato fatto, corsi frequentati, giorni di presenza.
accesso alle vostre informazioni da parte di
terzi
L’Università
Iuav di Venezia si avvale di CO.L.SER Servizi s.c.r.l.,
nominato Responsabile esterno per il rilevamento della temperatura e
l’acquisizione dei dati personali dei visitatori.
Si avvale
inoltre di EasyStaff s.r.l. società del gruppo Zucchetti, nominato
Responsabile esterno per il servizio di prenotazione del posto in presenza.
Si avvale
infine di DataManagement nominato Responsabile del
Trattamento dalla Biblioteca Nazionale Marciana visto l’accordo di contitolarietà con l’Università Iuav di Venezia in particoalre per il servizio di prenotazione del posto in
presenza nella biblioteca.
natura del conferimento dei dati
Il
conferimento dei dati è indispensabile
per accedere ai locali dell’ateneo e a ridurre il rischio di possibili
contagi nell’ateneo.
In caso di mancato conferimento l’Università Iuav di Venezia non potrà
consentire l’accesso.
Il loro
eventuale mancato conferimento non permetterebbe al titolare di erogare i servizi
e di soddisfare gli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento o dalla
normativa comunitaria.
Prenotare un
posto a lezione o in biblioteca, essere registrato come visitatore, permettere
la rilevazione della temperatura corporea sono trattamenti di dati personali
necessari per accedere ai locali. Pertanto, un eventuale rifiuto comporterà
l’impossibilità di accedere ai locali.
La
comunicazione di studenti, dottorandi, borsisti, assegnisti o altre figure
senza un rapporto contrattuale di dipendenza dall’Iuav, positivi ad un
tampone molecolare o rapido, o con i sintomi della malattia Covid-19, è
necessaria per la prosecuzione delle attività didattiche.
modalità di trattamento
Il
trattamento dei dati personali avverrà mediante strumenti manuali, informatici
e telematici comunque idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza dei
dati stessi.
Relativamente
alla procedura di prenotazione del posto per le lezioni in presenza, il sistema
telematico di prenotazione dedicato genererà una ricevuta recante un QRCode che il destinatario avrà cura di presentare, anche
in formato elettronico, nel giorno e nel luogo della lezione stessa, ai
soggetti addetti al controllo degli accessi, se presenti.
Specifiche misure di sicurezza sono osservate per
prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non
autorizzati nel pieno rispetto di quanto previsto dagli articoli 31 e seguenti
del Codice Privacy e dal Disciplinare
Tecnico – allegato B al Codice Privacy – in materia di
misure minime di sicurezza e dall’articolo 32 del GDPR.
destinatari dei dati
I dati
personali potranno essere portati a conoscenza di dipendenti o collaboratori
del Titolare, appartenenti alle categorie degli addetti amministrativi, commerciali,
legali, contabili o degli amministratori di sistemi informatici, a seconda del
trattamento, i quali, operando sotto la diretta autorità di quest’ultimo,
sono nominati responsabili o incaricati del trattamento ai sensi degli articoli
29 e 30 del Codice Privacy o referenti ai sensi
degli articoli 28 e 29 del GDPR, e ricevono al riguardo
adeguate istruzioni operative.
I dati
personali della persona positiva e dei suoi contatti potranno dover essere
comunicati ai servizi Sisp e/o Spisal
della ULSS3 Serenissima.
I dati
personali non saranno oggetto di ulteriori comunicazione verso terzi, se non
nei confronti di:
– soggetti,
enti o autorità, verso i quali la comunicazione sia obbligatoria in forza di
disposizioni di legge o di regolamento,
– fornitori
di servizi, limitatamente alle necessità strettamente connesse
all’erogazione dei servizi di cui sopra.
Nessun dato
personale raccolto ai sensi della presente informativa sarà trasferito e
conservato in Paesi terzi.
periodo di conservazione dei dati
Il Titolare
del trattamento non conserva il dato personale acquisito successivamente alla
rilevazione in tempo reale della temperatura corporea salvo quanto indicato precedentemente,
ovvero solo quando sia necessario
documentare le ragioni che hanno impedito l'accesso alla sede. In tal caso il
Titolare del Trattamento registrerà unicamente il superamento della soglia di
temperatura, e non la effettiva temperatura rilevata, unitamente al nominativo
della persona, alla data ed ora della rilevazione.
Qualsiasi
dato personale raccolto in base alla presente informativa sarà conservato dal
Titolare del
trattamento fino al termine dello stato dì emergenza decretato a livello
Nazionale (DELIBERA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 31 gennaio 2020 “Dichiarazione dello stato di emergenza in conseguenza del rischio sanitario connesso all'insorgenza di patologie derivanti da agenti virali trasmissibili”, e ss.mm. e ii.) o altre indicazioni dello Stato o delle amministrazioni locali in conseguenza della diffusione del COVID-19, e alla conclusione di eventuali altri procedimenti connessi ai dati di contagio (es. trattamento economico causa astensione covid -19).
I dati personali, necessari per finalità didattiche, verranno conservati per tutta la durata del periodo didattico in cui si effettua la prenotazione. I dati necessari per finalità di tracciamento Covid, saranno conservati coerentemente con i tempi di conservazione previsti dal DPCM 25 ottobre 2020 allegato 22 e comunque non oltre 14 giorni, fatto salvo il maggior tempo eventualmente necessario per adempiere agli obblighi di legge.
In ogni caso,
una volta cessato lo stato dì necessità di cui sopra, qualsiasi dato personale conservato
dal Titolare del trattamento ai sensi della presente informativa sarà cancellato
da parte dello stesso Titolare del Trattamento.
diritti degli interessati
L’
interessato ha diritto a chiedere in ogni momento al Titolare l’esercizio
di diritti di cui agli articoli 15 e seguenti del GDPR e, in particolare:
– l’accesso
ai propri dati personali
– la rettifica, l’integrazione, la cancellazione
– la limitazione del trattamento che lo riguardi o di opporsi al
loro trattamento.
Ai sensi
dell’articolo 17, comma 3, lettera b) del GDPR il diritto alla cancellazione non sussiste per i dati il cui
trattamento sia necessario per l’esecuzione dei compiti di interesse pubblico
del Titolare.
Per
l’esercizio dei diritti l’utente può contattare il Titolare e/o il
Responsabile della protezione dei dati ai contatti sopraindicati.
Il Titolare è
tenuto a rispondere entro un mese dalla data di ricezione della richiesta,
termine che può essere esteso fino a tre mesi nel caso di particolare
complessità dell’istanza.
Resta salvo
il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.