Il Servizio ricerca fornisce consulenza nella fase di scrittura del progetto. 

In particolare:

• supporto alla definizione del budget (costi ammissibili, verifica preventiva dell’eventuale necessità di cofinanziamento da parte dell’ateneo e delle modalità e strumenti per garantirne la copertura)
• suggerimenti per la costruzione della partnership e supporto nella gestione dei rapporti con i partner
• revisione della proposta progettuale.

È importante che la quantificazione previsionale dei costi di progetto sia la più accurata possibile, in quanto la maggior parte dei programmi di finanziamento pone restrizioni alla possibilità di variare il budget di previsione in sede di attuazione del progetto.

La modalità di presentazione delle proposte può variare a seconda del programma di finanziamento. Generalmente avviene on line tramite un portale dedicato.
Il servizio ricerca fornisce supporto nelle fasi di presentazione della proposta: credenziali, caricamento sul portale della parte amministrativa e scientifica del progetto e finalizzazione della presentazione.

• Alcuni bandi richiedono la presentazione di lettere d’intenti e di dichiarazioni che devono essere sottoscritte dal rettore. 

• In altri casi è richiesta, fin dalla fase di presentazione della proposta progettuale, la sottoscrizione di un accordo di partenariato e/o di un mandato al capofila del progetto affinché agisca in nome e per conto dei partner nei riguardi dell’ente finanziatore. 
  Trattandosi di veri e propri contratti, che impegnano l’ateneo in caso di ammissione del progetto a finanziamento, la loro sottoscrizione da parte del rettore richiede l’autorizzazione degli organi di governo. La predisposizione della delibera e la sottomissione al senato accademico e al consiglio di amministrazione sono a cura del Servizio ricerca. 

• È necessario un provvedimento preventivo di autorizzazione anche se si richiede un cofinanziamento cash, per accertare la copertura finanziaria, di norma garantita da fondi nella disponibilità del docente.

Alcuni bandi prevedono restrizioni sul numero di proposte presentabili da parte di ogni singolo ente, sia in veste di capofila che di partner. È opportuno quindi segnalare tempestivamente l’interesse a partecipare, in modo da coordinare l’eventuale concomitanza di più proposte, facendole convergere in un unico progetto. Nel caso ciò non fosse possibile, la selezione delle candidature sarà sottoposta alla valutazione degli organi competenti in materia di ricerca.