Gestire un progetto finanziato
Il responsabile scientifico è responsabile anche della gestione dei fondi del progetto, per quanto attiene alla quantità e alla tipologia delle spese, nel rispetto di quanto previsto dal grant agreement e/o dall’accordo di partenariato, dal budget di progetto approvato dall’ateneo e dalla normativa nazionale e di ateneo, in particolare per quanto riguarda i procedimenti di acquisto e di selezione del personale.
Eventuali variazioni di budget delle quali si dovesse ravvisare la necessità nell’arco della durata del progetto, possono dover essere soggette alla preventiva autorizzazione del soggetto finanziatore. È necessario pertanto verificare tempestivamente con il servizio ricerca la possibilità di rimodulare il budget, al fine di non incorrere nel rischio di un mancato riconoscimento dei costi in sede di rendicontazione.
È disponibile all’interno del gestionale U-GOV uno strumento di monitoraggio delle entrate e delle spese su progetto, utile a verificare le spese vive impegnate ed effettivamente pagate. Occorre però tenere presente che tale reportistica non corrisponde ai rendiconti destinati all’ente finanziatore, quindi è necessario contattare il servizio ricerca per il monitoraggio dello stato di avanzamento del budget di progetto secondo il format del programma di finanziamento.
In un progetto di ricerca generalmente i costi si suddividono in:
- costi diretti, soggetti a rendicontazione;
- costi indiretti o overheads, pari ad una quota del finanziamento o proporzionali al totale dei costi diretti, destinati alla copertura delle spese generali correlate alle attività progettuali e non soggetti a rendicontazione.
Tutti i costi diretti soggetti a rendicontazione devono essere sostenuti durante la durata del progetto e per le necessità del progetto stesso e devono essere supportati da adeguata documentazione amministrativo-contabile che dimostri l’effettiva spesa sostenuta, l’avvenuto pagamento ed il collegamento al progetto finanziato.
L’ammissibilità come costo rendicontabile delle imposte nazionali quali l’IVA e l’IRAP non è prevista da tutti i programmi di finanziamento. Nel caso in cui non sia ammissibile, essa deve trovare copertura finanziaria sulle spese generali di progetto.
Alle pagine che seguono si analizzano le principali tipologie di costi diretti che sono originati dalle attività progettuali (personale, missioni, acquisizione di beni, servizi e attrezzature) e vengono fornite informazioni operative circa le procedure, i servizi Iuav di riferimento, la modulistica ecc.
> Costi di personale >>
> Missioni >>
> Beni, servizi, attrezzature >>
> Costi indiretti >>
Rendicontazione
intermedia e finale
Il grant agreement e/o l’accordo di partenariato fissano le scadenze per la rendicontazione intermedia e finale, che si articola in modo diverso per ciascun programma di finanziamento.
La rendicontazione generalmente avviene su portali dedicati ai quali si accede con credenziali autorizzate dal rettore e comprende sia la parte scientifica, che è in carico al responsabile scientifico, sia la parte contabile. Qui vengono inseriti tutti i costi sostenuti sul progetto per richiederne il rimborso, nel rispetto del budget stabilito.
La rendicontazione amministrativo-contabile viene effettuata dai servizi della ricerca e prevede anche la valorizzazione delle spese di personale, la raccolta e la scansione di tutti i documenti contabili di giustificazione della spesa e di prova dell’avvenuto pagamento.
Alcuni programmi di finanziamento prevedono una verifica preliminare dei rendiconti da parte di un’autorità di audit, denominata first level controller. Al termine della verifica, l’auditor rilascia una attestazione, riconoscendo o rifiutando le spese rendicontate.
A rendiconto approvato l’autorità di gestione del progetto riconosce e rimborsa le spese sostenute.
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