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informativa per gli utenti dell’Archivio Progetti Iuav, ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento Eu 2016/679
Ai sensi dell’articolo 13 del nuovo Regolamento Europeo 2016/679, Regolamento generale sulla protezione dei dati personali (General Data Protection Regulation, d’ora in avanti GDPR), all’utente che usufruisce dei servizi dell’Archivio Progetti dell’Università Iuav di Venezia (d’ora in avanti Archivio Progetti Iuav) si forniscono le seguenti informazioni:
> definizioni (si rinvia all’articolo 4 del GDPR)
> titolare del trattamento e responsabile della protezione dei dati
> finalità del trattamento e base giuridica del trattamento
> finalità e modalità specifiche del trattamento dei dati
> dati forniti volontariamente dall’utente
> natura del conferimento dei dati
> modalità del trattamento
> destinatari dei dati
> periodo di conservazione dei dati
> diritti degli interessati
titolare e base giuridica del trattamento
Il Titolare del trattamento è l’Università Iuav di Venezia, Santa Croce 191, 30135 Venezia, e può essere contattato al seguente indirizzo email: privacy@iuav.it
Il Responsabile della protezione dei dati può essere contattato ai seguenti indirizzi:
email: dpo@iuav.it
PEC: dpo@pec.iuav.it
finalità e base giuridica del trattamento
Il trattamento dei dati personali è effettuato dall’Archivio Progetti Iuav nell’ambito dell’esecuzione dei propri compiti di interesse pubblico, volti a promuovere e sviluppare, in forme integrate e coordinate con le altre strutture documentali dell’ateneo, le attività di acquisizione, trattamento, conservazione, produzione e diffusione dell’informazione archivistica e documentale, di supporto alle attività didattiche e di ricerca, ai sensi dell’articolo 32 dello Statuto dell’Università Iuav di Venezia.
In particolare, il trattamento dei dati personali è effettuato, anche attraverso sistemi informatici e informativi, per la gestione e il miglioramento dei servizi offerti agli utenti, tra i quali, senza essere necessariamente esaustivi:
> prenotazione e accesso alle sale e ai servizi
> consultazione
> prestito fornitura di documenti per finalità espositive
> riproduzioni
> informazioni e ricerche archivistiche e documentali
> comunicazione relative alle attività ed iniziative dell’Archivio Progetti Iuav, ai sensi dell’articolo 6, comma 1, lettera e) del GDPR.
finalità e modalità specifiche del trattamento dei dati (anche telefonici e di posta elettronica)
Nello specifico dei suddetti servizi, le comunicazioni inviate dall’Archivio Progetti Iuav riguardano:
> notifiche sulla disponibilità di documenti in consultazione
> notifiche sull’invio dei documenti richiesti per riproduzioni e/o autorizzazioni alla pubblicazione
> notifiche informative sulle attività di ricerca, espositive ed editoriali
I dati relativi alle richieste di consultazione, autorizzazione alla pubblicazione, prestito e ricerca, in corso e/o storici, collegati agli utenti non saranno mai oggetto di comunicazione a terzi. Al termine dei rapporti dell’utente con l’Archivio Progetti Iuav tutti i dati storici saranno anonimizzati e archiviati ai soli fini statistici.
dati forniti volontariamente dall’utente
I dati dell’utente, nonché gli indirizzi di posta elettronica e i recapiti telefonici fissi e/o mobili forniti volontariamente o comunque raccolti per la fruizione dei suddetti servizi, previa richiesta di consenso, ove necessario, saranno trattati dal Titolare per le seguenti finalità:
> finalità inerenti l’erogazione dei servizi richiesti ed informative
> finalità di monitoraggio e analisi statistiche su dati aggregati o anonimi, senza dunque possibilità di identificare l’utente, volti a misurare l’utilizzo delle collezioni documentali e archivistiche, il funzionamento dei servizi e il soddisfacimento dei bisogni degli utenti.
natura del conferimento dei dati
Il conferimento dei dati anagrafici, dell’indirizzo di posta elettronica, nonché di recapiti telefonici fissi e/o mobili sono indispensabili per consentire, rispettivamente, l’erogazione dei servizi offerti dall’Archivio Progetti Iuav nell’ambito dei propri compiti istituzionali e il ricevimento di comunicazioni strettamente attinenti al loro corretto svolgimento.
Il mancato conferimento comporta l’impossibilità di accedere a questi servizi.
Il conferimento dell’indirizzo di posta elettronica è altresì previsto per il ricevimento di email informative sulle attività dell’Archivio Progetti Iuav, quali variazioni di orari, promozione dei servizi, delle collezioni, degli strumenti per la ricerca e degli eventi culturali.
modalità di trattamento
Il trattamento dei dati personali viene effettuato esclusivamente presso la sede dell’Archivio Progetti ed è curato dal personale autorizzato con l’utilizzo di strumenti manuali, informatici e telematici idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.
Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati nel pieno rispetto di quanto previsto dagli articoli 31 e seguenti del Codice privacy in materia di misure minime di sicurezza e dall’articolo 32 del GDPR.I sistemi informatici dell’ateneo, le procedure software e gli applicativi che ne supportano il funzionamento e l’erogazione dei servizi acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali sull’utilizzo degli applicativi messi a disposizione dall’ateneo.
Suddetti dati non vengono raccolti per essere posti in relazione con le attività di soggetti identificati, né viene effettuato alcun processo decisionale automatizzato.
Tuttavia per loro stessa natura, attraverso successive elaborazioni ed eventuali integrazioni con dati detenuti da terzi, potrebbero venire correlati agli utenti per esempio a fronte di specifiche richieste o segnalazioni da parte dell’autorità giudiziaria.
destinatari dei dati
I dati personali non saranno oggetto di comunicazione verso terzi, se non nei confronti di soggetti, enti e/o autorità per l’adempimento di obblighi previsti dalla legge e/o di richieste dell’autorità giudiziaria.
periodo di conservazione dei dati
I dati anagrafici vengono conservati per necessità gestionali per un periodo non superiore al conseguimento delle finalità istituzionali per i quali sono raccolti e comunque non oltre la validità dei diritti di abilitazione ai nostri servizi, come previsto dalla Carta dei servizi dell’Archivio Progetti.
dati degli interessati
L’utente, in qualità di interessato, ha diritto a chiedere al Titolare, in ogni momento, l’esercizio di diritti di cui agli articoli 15 e seguenti del GDPR e, in particolare:
> l’accesso ai propri dati personali
> la rettifica, l’integrazione, la cancellazione dei propri dati personali
> la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardi o di opporsi al loro trattamento
Ai sensi dell’articolo 17, comma 3, lettera b) del GDPR il diritto alla cancellazione non sussiste per i dati il cui trattamento sia necessario per l’esecuzione dei compiti di interesse pubblico del Titolare.
Per l’esercizio dei diritti l’utente può contattare il Titolare e/o il Responsabile della protezione dei dati ai contatti sopraindicati.
Resta salvo il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
contatti
Responsabile della protezione dei dati (DPO)
Marco Boeretto
