Undergraduate and graduate programmes offered by the University iuav of Venice:

come organizzare un’iniziativa culturale

 

La Scuola di dottorato Iuav sostiene la realizzazione di iniziative culturali, quali seminari, workshop, conferenze, convegni, promosse da docenti o dagli stessi dottorandi, organizzate all’interno del proprio ambito di appartenenza o trasversali ad essi.


Al fine di facilitare l’organizzazione dell’iniziativa e la raccolta di informazioni necessarie ad espletare le dovute procedure amministrative, vengono di seguito riassunti i punti fondamentali da prendere in considerazione.

Per ogni eventuale richiesta di chiarimento o approfondimento, contattare la segreteria della Scuola di dottorato, eventualmente fissando un appuntamento in sede.

 

 

pianificazione e costi

 

spazi e servizi tecnici

 

servizio catering

 

locandine

 

gestione alloggio relatori esterni

 

gestione rimborsi relatori esterni

 

 

pianificazione e costi

tempistica: almeno 2 mesi prima

 

Nella fase preliminare di un’iniziativa culturale è necessario il confronto con il proprio responsabile scientifico, fornendo una bozza di programma dove siano indicati:

> il tema

> date o periodo indicativo

> spazi da utilizzare e numero dei partecipanti

> previsione eventuale servizio catering

> nominativi relatori esterni, relativa provenienza (se Italia o estero) e contatti (mail e telefono)

> individuazione di un referente organizzativo

 

L’autorizzazione del responsabile scientifico di ambito dovrà indicare il budget complessivo messo a disposizione per l’iniziativa, nonché la suddivisione nelle diverse categorie di costo (relatori, catering, locandine, altre spese). Tutte le informazioni sopra elencate dovranno essere condivise con la segreteria al fine di verificare la copertura dei costi e segnalare eventuali problematiche, anche in corso d’opera.

 

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spazi e servizi tecnici

tempistica: la prenotazione degli spazi dovrà avvenire per tempo, considerata la ricca attività culturale di ateneo e la presenza di attività didattiche, corsi, esami finali ed eventuali indisponibilità temporanee.

 

È possibile verificare la disponibilità di aule e spazi, sulla piattaforma EasyRoom, piattaforma che consente la prenotazione sia a Palazzo Badoer, che in altre sedi di ateneo. Nella prenotazione scegliere l’attività dal menù a tendina ed inserire il nominativo dell’organizzatore e il titolo dell’evento.

È anche possibile organizzare un evento online.

 

Il servizio Colser fornisce assistenza tecnica sulla strumentazione necessaria all’iniziativa, scrivendo con almeno 3 giorni lavorativi di anticipo all’indirizzo della segreteria dottorati@iuav.it

Per connessione internet stabile, chiedere preventivamente in portineria o alla segreteria le aule più idonee.

 

In Aula Tafuri è possibile richiedere il servizio diretta streaming, prenotando la richiesta con almeno 3 giorni lavorativi prima. Per attivare, invece, anche la registrazione video dell’evento è necessario raccogliere le liberatorie firmate dai relatori e prenotare la richiesta con almeno 1 settimana lavorativa di anticipo e consegnare le liberatorie firmate al servizio archivio di ateneo e flussi documentali (Protocollo) prima dell’inizio dell’evento.

Per la modulistica, altre informazioni su assistenza tecnica durante l’evento, consegna e archiviazione della registrazione video e consultare la pagina dedicata.

 

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servizio catering

tempistica: almeno 15 giorni lavorativi prima.

 

Per prevedere un catering per la pausa caffè o pausa pranzo all’interno dell’iniziativa, è necessario presentare alla segreteria 2 preventivi di fornitori diversi, comparabili per prodotto e servizio offerti. Accertarsi preventivamente che il fornitore emetta fattura elettronica.

 

Parallelamente è necessario contattare il servizio valorizzazione spazi per la concessione degli spazi e per il loro utilizzo nel perdurare dell’emergenza COVID (al momento è possibile solo all’esterno). È sempre utile un confronto con la segreteria per valutare la soluzione più idonea.

 

Le spese relative a rinfreschi e colazioni di lavoro devono essere strettamente funzionali all’evento e congrue rispetto al numero dei partecipanti, secondo quanto disposto dal Regolamento di ateneo per la disciplina delle spese di rappresentanza, di ospitalità e per l’organizzazione di manifestazioni e convegni. Non saranno autorizzate spese per iniziative culturali con solo partecipanti interni a Iuav.

 

Per l’apertura del ticket a servizio acquisti (in carico alla segreteria), può essere richiesta la compilazione di un “modello catering” da parte del referente organizzativo. Il documento dovrà essere firmato dal responsabile dei fondi di ambito su cui gravano le spese.

L’indicazione per l’imputazione dei costi è: UA.01.02.04.01, UO 2740, CA.3.10.10.05

 

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locandine

tempistica: almeno 10 giorni lavorativi prima.

 

Per locandine e manifesti, realizzati secondo la grafica istituzionale, è necessario raccogliere tutte le informazioni richieste dal modello online del Servizio comunicazione (vedi richieste di locandine e manifesti). È opportuno condividere preventivamente tali informazioni con la segreteria, per verificare la correttezza di contenuto e grafica (es. presenza loghi ministeriali o europei).

 

La produzione e diffusione del materiale comporta un costo legato al consumo di carta e di attrezzature ed è invece gratuito nel caso di sola realizzazione digitale in formato pdf. La scelta della tipologia (solo digitale, pacchetto base, eventuali extra) comporterà pertanto costi differenti, consultabili alla voce “costi di stampa” (vedi fondo pagina).

 

Con la compilazione del modello di richiesta (da parte del referente o della segreteria), si otterrà una bozza della locandina in formato pdf al fine dell’approvazione definitiva. Prima di procedere alla stampa, la segreteria si occuperà di compilare il modulo online di autorizzazione all’addebito dei costi, secondo quanto concordato.

Il materiale verrà distribuito alle sedi Iuav con invio diretto alle portinerie attraverso la posta interna.

 

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gestione alloggio relatori esterni

tempistica: almeno 3-5 giorni lavorativi prima


Il referente organizzativo dovrà fornire alla segreteria le informazioni sull’eventuale alloggio dei relatori esterni, relativamente al numero di notti, alle date di check-in e check-out e ad eventuali esigenze particolari dell’ospite. La segreteria provvederà a prenotare l’alloggio tra le soluzioni comunemente adottate e nel rispetto dei massimali previsti. Si prega di informare tempestivamente in caso di disdetta.

 

Nel rispetto del budget dell’iniziativa, si consiglia di contattare preventivamente la segreteria per ottenere un’indicazione sui costi di alloggio, che possono variare sensibilmente tra alta e bassa stagione.

 

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gestione rimborsi relatori esterni

È possibile remunerare la partecipazione di relatori a seminari, workshop, conferenze organizzati nell’ambito dei progetti di ricerca finanziati, tramite semplice rimborso spese o con gettoni seminariali che saranno rendicontati come costi di consulenza esterna.

 

1. rimborso spese

è la modalità di gestione più frequente e consigliata.

Al relatore esterno verranno rimborsate le spese di viaggio e alloggio secondo i seguenti massimali:
– aereo: classe economica

– treno: 1° classe o equivalente

– pasti: per missioni inferiori a 8 ore = 40,00 euro; per missioni superiori a 8 ore = 80,00 euro (importo max giornaliero)

 

In ogni caso deve sempre prevalere il principio di economicità e di maggiore convenienza per l'ateneo, anche in forma conservativa rispetto ai massimali di cui sopra. Per maggiori info consultare il Regolamento delle missioni, delle trasferte e relativo rimborso spese.

 

ATTENZIONE! Informare preventivamente il relatore esterno che l’utilizzo del taxi è ristretto a particolari casistiche. Oltre alla ricevuta, dovrà essere compilato anche il seguente modello di rimborso.

 

2. gettone di presenza

il massimale di Ateneo prevede un limite di 500 euro lordi a persona per evento.

Il gettone di presenza non esclude un eventuale rimborso spese per viaggio, vitto e alloggio.

 

Segnaliamo la criticità della gestione per il relatore italiano o straniero residente all’estero: al gettone viene applicata una trattenuta fiscale del 30%, a meno che non venga fornita apposita documentazione fiscale del paese di residenza (modello D di cui sotto o simile). Se viene aggiunto anche un rimborso spese, per i residenti all’estero anche a quest’ultimo viene applicata la stessa trattenuta fiscale di cui sopra.

 

DOCUMENTAZIONE: la modulistica è presente in calce alla pagina “gettoni e rimborsi spese”.

 

Per il rimborso spese sarà necessario presentare la seguente documentazione:
modulo di invito relatore, con firma del responsabile scientifico di ambito
– per relatori italiani: autocertificazione

– per relatori stranieri: form for personal information

documento di riconoscimento (carta d’identità o passaporto)

locandina dell’iniziativa (per attestare la presenza dell’ospite)

giustificativi di spesa (se cartacei, presentati in originale)

 

Per il gettone di presenza è necessario aggiungere anche:

- per relatori italiani: modello franchigia

– per relatori stranieri: modello D o altra certificazione (es. certificazione W9 per Stati Uniti)

abstract dell’intervento (breve descrizione del tema trattato)