comunicare, informare e diffondere notizie
utilizzando il Servizio comunicazione Iuav
– comunicazione interna ed
esterna
– categorie nella comunicazione
esterna
– modalità e tempi di consegna dei
materiali
comunicazione interna ed esterna
Con il termine comunicazione interna si intende la comunicazione di eventi e attività di interesse per la comunità Iuav, ma per i quali non sono necessarie azioni di diffusione e di divulgazione verso l’esterno.
Con il termine comunicazione esterna si intendono azioni di comunicazione che si svolgono mediante giornali, comunicati e conferenze stampa.
Soprattutto in questo caso è importante una programmazione calibrata su un periodo di tempo sufficientemente lungo, in modo da consentire una corretta valutazione dei tempi e un'efficace scelta dei modi e dei canali opportuni.
Questo tipo di comunicazione, che assume
particolare rilievo nel caso della ricerca,
richiede una visione complessiva dei temi che caratterizzano Iuav e la capacità
di affrontare con la dovuta prontezza il verificarsi
di situazioni che richiedono un'azione di diffusione degli eventi che
costituiscono una notizia.
È evidente la necessità di un lavoro di redazione che sia in grado di raccogliere il quadro completo degli eventi e delle attività Iuav, per misurarne il peso e distribuire in modo corretto le forze e le risorse a disposizione. Tale lavoro redazionale dovrà necessariamente trovare interlocutori presso gli organi dipartimentali.
categorie nella comunicazione esterna
Può essere suddivisa in tre grandi categorie:
1
ricerca
Include le attività di disseminazione dei risultati della ricerca e le comunicazioni relative all'avvio o al progresso di progetti di ricerca.
Gli interlocutori sono i responsabili delle unità di ricerca, i delegati alla ricerca dei dipartimenti e i ricercatori individuali.
Sono di sicuro interesse giornalistico:
– un articolo su una rivista scientifica prestigiosa
– un libro di ricerca
– un’invenzione
– la soluzione di un problema
– uno studio che possa essere usato in un dibattito su un tema controverso
– la presenza di un ospite di rilievo nella comunità scientifica
– un importante finanziamento della ricerca Iuav
2
didattica e formazione
Interlocutori principali sono i direttori dei corsi di studio e dei master.
Questi devono segnalare le notizie ritenute di interesse per un pubblico ampio.
Mostre, rappresentazioni, premi e successi degli studenti sono oggetto di comunicazione, e in qualche caso possono ricadere nella categoria “eventi”. Tuttavia, bisogna evitare di fare di ogni corso un evento, incoraggiando forme di comunicazione istituzionale sobria.
Quelli legati alla didattica sono avvenimenti che accadono con periodicità prevedibile, e la comunicazione si può organizzare in maniera semplificata ed efficace.
3
eventi
Gli eventi sono una parte importante delle attività del Servizio Comunicazione e immagine, ma non possono esserne l’occupazione preponderante: è opportuno stabilire priorità e tempi minimi di pre-avviso.
Con la programmazione a raccolta mensile si può garantire il tempo necessario per un’adeguata campagna di informazione.
La comunicazione va dunque richiesta almeno due mesi prima dell'evento stesso.
Soprattutto gli eventi culturali finanziati dall'ateneo con bando annuale devono essere adeguatamente comunicati.
Gli assegnatari di questi contributi sono invitati a fornire al Servizio Comunicazione tutte le informazioni necessarie con adeguato anticipo.
Esiste un piccolo numero di eventi ricorrenti, importanti e complessi (ArtNight, la Notte dei ricercatori ecc.) che vanno programmati con ampio anticipo.
Bisogna stabilire all'inizio di ogni anno accademico quali sono questi eventi e, per ciascuno, il periodo di preparazione, gli uffici coinvolti nonché gli interlocutori specifici.
programmazione mensile
Per offrire un servizio di qualità adeguata e per consentire una corretta gestione delle risorse economiche disponibili, è necessario che l’organizzazione di tutti gli eventi, in particolare quando è richiesta una comunicazione esterna, avvenga in accordo con il dipartimento di afferenza del docente.
È opportuno perciò che l’elenco delle iniziative previste sia comunicato al Servizio direttamente dalla segreteria del dipartimento nel rispetto dei tempi necessari.
All'inizio di ogni mese le richieste e proposte pervenute nel mese precedente vengono raccolte, e suddivise per categorie.
Nella programmazione di ciascun mese vengono individuate una o due proposte che meritano un particolare investimento di comunicazione, per esempio con l'organizzazione di una conferenza stampa.
A coloro che propongono un oggetto di comunicazione (e al dipartimento di appartenenza) sarà assicurato in tempi brevi un feedback adeguato, con l'invio di una email dove è indicata una stima dei tempi necessari a esaudire la richiesta.
Una volta effettuata l'analisi della proposta, una seconda email, spiegherà brevemente il tipo di azione da intraprendere per sostenerla.
Non sempre, ad esempio, il rilievo dell'iniziativa proposta renderà necessaria la stampa di una locandina, mentre in alcuni casi potrebbe essere opportuno l’invio di un comunicato stampa.
Laddove possibile, la comunicazione si organizza per cicli (ad esempio, cicli di lezioni o seminari) con la stampa di una sola locandina per l’intera serie.
La programmazione mensile consente anche una maggior facilità e rapidità di compilazione della newsletter e della rubrica dei freschi di stampa.
modalità e tempi di consegna dei materiali
Le richieste devono essere inviate al servizio Comunicazione e immagine con un anticipo minimo di dieci giorni – possibilmente valutando la presenza di eventuali giorni infrasettimanali festivi o di chiusura dell’ateneo – rispetto alla data prevista per l’evento.
Per garantire una minima visibilità al materiale divulgativo su carta (locandine, pieghevoli, cartoline) si invita a fare la propria richiesta con il maggior anticipo possibile, tenendo conto dei tempi di realizzazione e di stampa (in media 3 giorni) e dei tempi tecnici di distribuzione della posta interna (2 giorni).
Con materiale
consegnato in tempi inferiori
saranno garantiti solamente:
– la pubblicazione su web
– l'inserimento nell'agenda degli eventi Iuav
Il richiedente che voglia impostare un lavoro grafico in autonomia è libero di
farlo, purché predisponga una grafica
differente da quella istituzionale, dove sia comunque previsto
l’utilizzo corretto del logo Iuav.
È gradita la possibilità di ricevere una bozza in visione
per verificare la correttezza nell’uso del logo istituzionale.
Specifiche e form di richiesta
giornale di ateneo
Il numero dei giornali pubblicati è in costante aumento (all’incirca una ventina l’anno): seguirne la pubblicazione costituisce un importante settore all’interno delle attività del Servizio, sia nel caso in cui ne sia richiesta l'impaginazione sia in quello in cui si debbano correggere le bozze prima della stampa.
Anche in questo caso è necessario definire e rispettare modalità e tempi minimi di consegna dei materiali: almeno tre settimane per le correzioni, un mese e mezzo quando l'impaginazione deve essere effettuata dal Servizio.
In questo caso i testi devono essere forniti in formato word, il più possibile definitivi e corretti, ripuliti da formattazioni.
Le immagini devono essere di risoluzione adeguata per la stampa e la dimensione (almeno 300 dpi) e convertite in quadricromia.
sito web di ateneo
Le iniziative Iuav vengono sempre richiamate nell’agenda eventi dell’ateneo e, in alcuni casi, segnalate sull’homepage.
La presenza in home page è garantita nei casi di iniziative di carattere internazionale e nazionale e comunque di particolare rilievo, oltre che di avvisi e informazioni di interesse generale, e segue il criterio cronologico degli eventi.
Le iniziative legate alla didattica non vengono pubblicate in homepage ma segnalate nella sezione del sito www.iuav.it/didattica.
Per quanto riguarda le attività della ricerca, le singole unità che hanno richiesto un sito autonomo (o lo hanno creato di propria iniziativa e poi collegato al sito Iuav) e hanno ricevuto dal nostro ufficioe credenziali per poter intervenire direttamente sulle proprie pagine, sono invitate ad alimentare in autonomia il proprio sito e a inviare al Servizio i link da collegare all’agenda ed eventualmente all’home page del sito Iuav. Questo per evitare l’effetto di contenitore vuoto che di frequente i siti “confederati” generano.
Nei casi in cui non esista una pagina dedicata, la collocazione delle iniziative legate alle attività di ricerca è la sezione “eventi Iuav”, raggiungibile dalla home page della ricerca.
Gli eventi pubblicati nelle pagine delle unità di ricerca o nella sezione “eventi Iuav” non verranno duplicati in altre pagine del web ma saranno segnalati sulla prima pagina www.iuav.it/ricerca.
Gli eventi legati alla scuola di dottorato sono elencati nella sezione delle pagine della scuola "attività culturali" e sono segnalate in evidenza sulla pagina d’ingresso www.iuav.it/scuoladidottorato; se di particolare rilievo anche sull'homepage Iuav.
Le mostre che si svolgono nello spazio espositivo Gino Valle saranno pubblicate nelle loro pagine di riferimento (ricerca, didattica, scuola di dottorato, eventi di ateneo) o nella sezione "Iuav Ospita", quando sono organizzate da esterni, e comunque evidenziate nelle pagine www.iuav.it/spazioginovalle.
Viene sempre pubblicata la segnalazione sull’homepage del sito Iuav.
Per gli eventi legati ai master:
- se il master organizzatore ha delle proprie pagine autonome la raccomandazione è quella di utilizzarle anche (soprattutto) per la segnalazione dei propri eventi e di inviare al Servizio i link da collegare all’agenda ed eventualmente all’home page del sito Iuav
- se il master dispone solo delle pagine istituzionali, l’elenco degli eventi (a cura del Servizio comunicazione) è consultabile nella sezione EVENTI del menu di destra.
mailing list
La segnalazione di un evento alla comunità Iuav tramite mail viene fatta direttamente dal soggetto proponente, che può invitare i suoi colleghi utilizzando gli alias istituzionali (quelli dei dipartimenti o quelli generali docenti@iuav.it e collaboratori@iuav.it).
Il Servizio comunicazione può fornire, se richiesto, un invito digitale o un testo.
Vi ricordiamo che, per evitare spamming o usi impropri degli alias istituzionali, il loro utilizzo è riservato agli account Iuav. Ogni mail spedita da un indirizzo di posta diverso da @iuav.it viene bloccata.
Se necessario, il Servizio può trasmettere la notizia a mailing list esterne mirate, da mettere a punto anche seguendo le indicazioni dei soggetti organizzatori dell’evento.
newsletter
La Newsletter d’ateneo ha cadenza settimanale e viene inviata a una lista di indirizzi che comprende circa 3000 referenti esterni fra università, istituzioni, mondo della cultura, stampa, ordini professionali, iscritti...
Nonostante il tentativo di fare in modo che siano pubblicati anche gli eventi dell’ultimissima ora, a volta qualcosa può sfuggire (ed è successo). Per evitare apparenti discriminazioni, ogni mese verrà segnalata la data di uscita della prossima newsletter e indicata la scadenza per l’invio di notizie da pubblicare.
Non tutte le notizie possono trovare spazio nella Newsletter. Le iniziative legate strettamente alla didattica o troppo specialistiche possono non essere incluse.
social network
Iuav ha una propria pagina Facebook ufficiale, aggiornata quotidianamente dal Servizio.
Esistono, data la natura libera dei social network, sia pagine Facebook curate in completa autonomia dai nostri docenti – spesso neppure raggiungibili da pagine istituzionali del sito – sia altre pagine Facebook che diffondono informazioni che possono riguardare Iuav ma sulle quali non è possibile esercitare alcun controllo e di cui il Servizio comunicazione non ha alcuna responsabilità.
Iuav dispone anche di un canale video su YouTube dove il Servizio comunicazione ha caricato numerosi video dell’ateneo.
Gli altri canali social dove è presente Iuav sono:
contatti
Santa Croce 191 Tolentini
tel +39 041 257 1856 – 1826 – 1819
fax +09 041 257 1738
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